Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Если вы составляете служебную записку на командировку, образец 2019 позволит избежать ошибок. Что включить в документ в обязательном порядке и какую форму использовать, расскажут наши эксперты.

Что такое служебная записка на командировку

Служебная записка о направлении в командировку — особый документ, удостоверяющий факт пребывания сотрудника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Она нужна, если сотрудник осуществляет поездку на любом транспорте, в том числе на личном, служебном, арендованном. Документ требуется и в случае, когда сотрудник не имеет документов, подтверждающих факт проезда и проживания.

Служебная записка, если опираться на Постановление Правительства РФ под № 1595, заменяет командировочное удостоверение, отчет о выполненных работах, служебное задание. Она служит подтверждением расходов, понесенных человеком за время командировки. Оформляйте документ и для начисления суточных, ведь для их расчета требуется знание времени, которое работник провел в поездке.

Обратите внимание! На законодательном уровне не установлено, где хранятся служебные записки о командировке. Копии документов подшивайте к личному делу, а для оригиналов сделайте отдельную папку. Это наиболее удобный вариант. 

Шпаргалка: служебная командировка

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Скачать в Системе Кадры

Образец служебной записки на командировку составляется организацией, но не запрещается использовать любой типовой шаблон. Ни один нормативно-правовой акт не фиксирует порядок оформления документа.

Если сочтете нужным закрепить основные положения о регулировании содержания, внесите соответствующие записи в локальные акты предприятия. Такая возможность регламентирована пунктом 3 Положения под №749.

Правила можно прописать и в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Как составить служебную записку на командировку: образец 2019

Содержание записки о направлении в командировку, ее продлении, отмене отличается. Несмотря на это, форма документа может быть единой. Включайте в него основные сведения, являющиеся обязательными.

Справка

Служебная записка составляется как самим работником, так и руководителем. Документ подготавливается от руки или в печатном виде. Учитывайте, что без подписи сотрудника он не имеет юридической силы.

Пример содержания служебной записки на командировку:

  • В правом верхнем углу вписывают ФИО руководителя компании в дательном падеже. Ниже — ФИО руководителя подразделения. Здесь же указывают ФИО специалиста, составляющего записку.
  • В центре бланка пишут наименование документа, а с новое строки — его содержание. Работник или руководитель излагает текст в свободной форме. Он указывает дату отъезда и приезда; цель командировки. При поездке на личном или служебном транспорте вписывают марку, модель машины, регистрационный номер.
  • В самом низу бланка описывают прилагаемые документы, указывают дату составления бумаги и подпись работника с расшифровкой.
  • Служебная записка о направлении в командировку: образец заполнения руководителем
  • Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи
  • Скачать образец
  • Вариант заполнения записки работником

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Скачать образец

Если составляется служебная записка об отмене командировки, образец должен включать основания. Поэтому включайте в него причины, почему сотрудника решили не отправлять на другой объект или в иную местность.

Например, «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Иванова А.А. в город Саратов» или «По причине болезни руководителя организации отменить командировку Кондратьеву А.С.».

Выбирайте подходящие формулировки, опираясь на обстоятельства. Дополнительно издавайте приказ.

Когда подготавливается служебная записка о продлении командировки, образец должен включать перечень причин или обстоятельств, по которым сотрудник задерживается.

Он составляется непосредственным или временным руководителем, работником. Если при выполнении поручений сотрудник заболел, помимо записки он обязан предоставить больничный лист.

Читайте статью в журнале «Кадровое дело»: «Больничный от А до Я».

Форма служебной записки на командировку может быть любой, но подумайте над ее содержанием. Включайте в текст значимые факты, избегайте изложения второстепенных событий, не несущих смысловой нагрузки. Всегда перечитывайте предоставляемые сотрудниками документы. При обнаружении ошибок просите их переделать.

Когда документ будет составлен и согласован в бухгалтерии, передавайте его на подпись руководителю организации и командированному сотруднику. Все расходы, понесенные работником во время поездки, должны быть задокументированы для налоговой отчетности и расчета компенсаций.

Обратите внимание! Если служебная записка составляется по факту возвращения из поездки, работник должен как можно быстрее отдать ее руководителю. В 7 пункте Положения под № 749 говорится об этом.

Вместе со служебной запиской сотрудник отдает документы о понесенных расходах во время поездки. В качестве них выступают чеки, договора и прочее. Если человек не может представить документы, руководитель решает, возмещать расходы или нет. В этом случае в служебной записке работник детально расписывает понесенные расходы, причины отсутствия подтверждающих бумаг.

Нюансы составления служебной записки на командировку

Служебный визит за границу

Пункт 15 Положения под № 749 утратил силу, поэтому при направлении работника в поездку за границу не нужно оформлять командировочные удостоверения. Подтверждающим документом о прибытии, убытии в место назначения, о понесенных расходах является служебная записка.

Составляя служебную записку на командировку, опирайтесь на образец 2019. Он подходит и при поездке за границу.

Но компенсация понесенных расходов, указанных в документе, осуществляется в иностранной валюте согласно ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Основанием для выплаты является отметка в паспорте сотрудника пограничными органами. Копию паспорта прикладывают в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

Если командировка планируется на территории стран, которые относятся к участникам Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы определяется по проездным билетам или отметкам в путевом листе.

Поездка на служебном автомобиле или личном транспорте

При поездке на служебном или личном автотранспорте работник прикладывает к служебной записке путевой лист; чеки, квитанции и другие документы о расходах; бумаги, которые подтверждают поездку по маршруту к месту назначения.

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Скачать образец

Командировка директора

Поскольку директор считается сотрудником организации, на него распространяются правила и положения законов, нормативно-правовых актов, касающихся рядовых работников. В пункте 7 Положения под № 749 нет исключений из этого правила.

Но Роструд имеет другую позицию по данному вопросу — считается, что руководителю не требуется составлять служебную записку, так как им подписываются приказы о командировке, ее переносе, продлении.

Чтобы избежать недоразумений, внесите в локальные акты компании положение о необязательном составлении документа директорами.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки на командировку в образце 2019 не нужно производить расшифровку специфики дней — рабочих, выходных. Основанием для выплат является табель учета рабочего времени. Поэтому документ составляется обычным образом, даже если поездка приходится на выходной или праздничный день.

Поездка предпринимателя

Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года под № 03-11-11/166, в командировки отправляют только наемных работников. Предприниматели — самозанятое население. Они не могут отправить себя в командировку.

ИП освобождены от обязанности составлять приказ, служебную записку, представлять документы о затратах. Но расходы можно учитывать при уплате налогов, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу.

Чтобы обосновать необходимость поездки в рамках предпринимательской деятельности, потребуется протокол переговоров с поставщиками, покупателями, прочие документы.

Совет от редакции: пройдите курс в Высшей Школе Кадровика по направлению «Аудит всех кадровых документов в организации», чтобы выявить имеющиеся недочеты. По факту завершения вам выдадут официальный сертификат, который подтвердит уровень знаний.

Вывод

Разработайте форму служебной записки на командировку, используя любой образец 2019. Заполните поля, в которых перечисляются сведения о компании, но оставьте пустыми строки для внесения личных данных сотрудников. При использовании шаблона удастся избежать ошибок, быстрее заполнять документ. Храните записки в архиве организации не менее 5 лет.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/381863-slujebnaya-zapiska-na-komandirovku-19-m4

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Ее составление требуется, если:

  1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

  • Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.
  • Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.
  • Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.
  • Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Структура документа следующая:

Читайте так же:   Образец приказа на командировку в 2018 году

  1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
  2. По центру листа вписывается название.
  3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
  2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.
Читайте также:  Размер алиментов: как рассчитать в различных ситуациях, сколько процентов на одного ребенка, двоих или троих удерживается из зарплаты

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

  1. Уважаемый Олег Олегович!
  2. В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.
  3. Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:
  • 6000 рублей для проживания в гостинице;
  • 6000 рублей в качестве суточных;
  • 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

  • цель поездки;
  • дата отбытия и прибытия;
  • данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/rezhim/komandirovki/poryadok-oformleniya-sluzhebnoj-zapiski.html

Образец служебной записки о командировке

Служебная записка на командировку потребуется, чтобы учесть и обосновать расходы. Оформить ее следует независимо от того, куда сотрудник едет и каким транспортом. Оформить все правильно помогут рекомендации и образцы служебных записок на командировку в 2019 – 2020 году для разных случаев.

Налоговики изобретают новые претензии к первичке: как защитить свои расходы

Для чего нужна служебная записка на командировку

Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.

Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. Какие расходы на командировки примет налоговая инспекция

Раньше срок командировки сотрудники подтверждали командировочным удостоверением. Период определяли по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда. Теперь срок подтверждают проездными документами.

Но когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте либо личной или арендованной машине, таких документов у него нет. Поэтому документ для подтверждения размера суточных — это служебная записка.

А вот оформлять служебную записку о направлении в командировку не обязательно. Действующее законодательство не требует составлять такой документ.

Но если руководитель компании решит, что составлять служебки целесообразно, это правило можно закрепить внутренним документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Например, приказом директора или Положением о командировках. Составлять такие документы власти не запрещают.

Перед тем как отправить сотрудника в командировку, проверьте отели, в которых компания забронировала номера. Иначе есть вероятность, что налоговики не примут командировочные расходы.

Как составить служебную записку на командировку

Оформляется служебная записка по возвращении сотрудника из командировки. К ней сотрудник прикладывает оправдательные бумаги и весь пакет документов передает работодателю (п.7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Чтобы потом не было проблем со списанием расходов, бухгалтеру важно знать, как должна быть оформлена служебная записка.

Единой формы служебки нет. Компании и предприниматели должны разработать собственный бланк. Работники по возвращении из поездки будут просто заполнять необходимые поля. За основу можно взять служебную записку на командировку нашего образца.

Роструд рекомендует не перегружать служебку лишними сведениями. Когда разрабатываете бланк, помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования. Как оформить изменение срока командировки

Служебная записка на командировку требуется, чтобы начислить суточные и подтвердить расходы на поездки. Поэтому она должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Среди них: наименование и дата документа, наименование компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника.

Также советуем отразить сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Образец служебной записки о командировке на 2019 год

Ниже мы привели актуальные примеры служебок для различных ситуаций. В частности, как сотрудник едет по работе на личном транспорте, надо подтвердить срок командировки, если нет других документов. 

Образец служебки, когда работника направили в командировку на личном авто

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Образец служебки о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Образец служебной записки о направлении сотрудника в командировку

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/52454-slujebnaya-zapiska-komandirovka-obrazets

Служебная записка на командировку 2019: образец скачать, как заполнить, пример

Служебная записка о командировке подтверждает факт проезда и проживания работника. Документ также потребуется в случае поездки на личном, служебном и арендованном авто либо когда человек задержался в командировке. Рассмотрим образцы служебок на 2019 год.

Внимание! Чтобы оформить командировку в соответствии со всеми требованиями законодательства вам обязательно потребуются:

Работать с документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

Сравнить тарифы и цены ⟶

Функции служебной записки о командировке

Она позволяет удостоверить факт пребывания работника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Ее составляют:

  1. Когда работник едет в командировку или возвращается из нее на личном, служебном или арендованном авто. В данном случае в документе указывают фактический срок пребывания в месте командирования. По возвращении он представляет служебку работодателю вместе с документами, которые подтверждают использование авто:
  • путевой лист;
  • счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.
  1. Когда работник не может представить документы, подтверждающие проезд и проживание. В этой ситуации оформляют служебку, которая содержит подтверждение принимающей стороны о моменте прибытия и выбытия к ней работника. В качестве приложения составляют документ о том, что принимающая сторона подтверждает время нахождения по месту командирования. Работник оформляет его самостоятельно по прибытии.
  2. При направлении в командировку. Служебную записку о направлении в командировку оформлять не обязательно. Но ее разработка и применение не запрещены. Если компания решит, что составление документа целесообразно, данное правило закрепляют в локальных нормативных актах.
  3. Когда работник задержался в командировке по уважительной причине. Такой причиной может быть производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). Служебка на имя директора позволяет продлить срок командировки.

Важная функция служебной записки о командировке — подтверждение затрат работника за время командировки.

Также она потребуется для начисления суточных. Ведь для определения их суммы требуется знать количество времени, проведенного в поездке.

Содержание служебной записки о командировке: образцы заполнения разделов

Содержание служебки зависит от целей ее составления. При этом форма может быть единой (типовой шаблон). Законодательство это никак не регулирует. Компания вправе закрепить положения о составлении служебок в локальных нормативных актах, в приказе руководителя либо в положении о командировках.

Важно включить в служебку следующие реквизиты:

  • ФИО директора фирмы в дательном падеже (в правом верхнем углу);
  • ФИО руководителя подразделения и ФИО специалиста, составившего записку (ниже);
  • Наименование документа (в центре бланка);
  • Ниже — содержание документа (указывают дату отъезда и приезда, цель поездки, марку, модель машины, регистрационный номер и т. п.
  • Перечень прилагаемых документов (внизу бланка)
  • Дату составления и подпись работника с расшифровкой.

При составлении служебной записки об отмене командировки важно указать основания. Следует включить в документ причины ненаправления человека в поездку. Приведем примеры формулировок:

  • «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Васильева С.С. в г. Воронеж»;
  • «По причине болезни директора компании прошу отменить командировку Петрову П.М.».
  • Кроме того, нужно дополнительно издать приказ.
  • При оформлении служебки о продлении командировки указывают причины задержки.
  • В случае болезни командированного работника к документу прикладывают копию больничного листа.

Законодательство не содержит положений о месте хранения служебных записок на командировки. Их копии следует подшить к личному делу работника. Оригиналы хранят в отдельной папке.

Образцы служебных записок о командировке на 2019 год

Приведем актуальные примеры служебок для различных ситуаций.

Образец служебной записки о направлении сотрудника в командировку

Потребуется, если руководство фирмы приняло решение о ее оформлении и закрепило такую необходимость в локальных документах.

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Образец служебки о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов

Потребуется, чтобы подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке, которые не имеет документов о проезде и проживании.

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Образец служебной записки при поездке в командировку на личном транспорте

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Когда служебка составлена

После составления и согласования служебки в бухгалтерии, ее представляют на подпись директору компании и работнику, который едет в командировку.

Если служебку оформляет работник по факту возвращения из командировки, он должен отдать ее директору в первый день выхода на работу. Вместе со служебкой работник предоставляет документы о понесенных затратах: чеки, счета, договоры и т. п. Если документов нет — затраты и причины отсутствия документов детально прописывают в служебке.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1869-slujebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazets-2019

Служебная записка на командировку: как правильно оформить

Служебка на командировку хотя и является внутренним документом компании, все же должна быть составлена по определенным правилам. От того, насколько доходчиво будет изложена в ней информация, зависит и принятие решения руководителя о направлении в поездку. О том, как не упустить главного, расскажем в нашей статье.

Читайте также:  Входят ли выходные дни в отпуск, в том числе за свой счет, и как оплачиваются и считаются, может ли начинаться с субботы или воскресенья

В каких случаях необходима служебка на командировку

Иногда требуется присутствие сотрудника компании вне места его постоянной работы. Например, представительство компании на выставке в другом городе или выполнение каких-либо работ в другой местности. В таких случаях работодатель может отправить его в служебную поездку. Такая возможность предоставлена работодателю ст. 166 Трудового кодекса РФ.

Командировкой признается поездка за пределы населенного пункта, где расположена компания, по заданию руководителя на определенный срок. На это время за работником сохраняется средний заработок.

Несмотря на то, что оформление командировок было значительно упрощено, в ряде случаев сохраняется необходимость в служебной записке.

Чаще всего инициаторами таких поездок выступают непосредственные руководители специалистов. И, чтобы донести информацию до руководства, составляется служебная записка на командировку.

Такая практика распространена в компаниях с разветвленной структурой и большой численностью персонала, где не допускаются устные распоряжения. В компаниях же поменьше зачастую пропускают данный этап.

Благо, он не является обязательным.

Это первый случай, когда может понадобиться подобный документ. Второй вариант – это предоставление служебной записки командированным уже по факту возвращения.

Она необходима в случае, если у работника нет бумаг, подтверждающих понесенные расходы, или же если поездка осуществлялась на личном транспорте (п.

7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, этот документ служит не только оправданием расходов, но также и определяет конкретные даты нахождения в поездке.

Образец служебной записки о командировке в данных случаях будет иметь различное содержание. О том, что включить в каждый из них, расскажем далее.

Как составить служебную записку о направлении в командировку

Хотя в некоторых случаях служебная записка на командировку (образец будет приведен ниже) является обязательной, законодатели не определили для нее унифицированной формы. Такой документ все еще является внутренним для компании и может составляться по форме, утвержденной работодателем. В зависимости от цели, которую преследует автор, будет и ее содержание.

Рассмотрим первый вариант, когда специалиста только планируют направить в поездку. В данном случае такой документ носит информативный характер для директора. В ней описывается потребность, фронт предстоящих работ, сроки и местность, в которую направляется специалист.

Поскольку на основании данной записки кадровик будет готовить приказ на командировку, она должна содержать все необходимые реквизиты. Удобнее всего заготовить пустой бланк для таких случаев и вносить в него исходные данные. Это позволит не упустить из виду важную информацию и избежать повторных, уточняющих документов.

Если мы говорим об образце служебной записки о командировке, которую заполняет сам работник по возвращении, то она является обязательной при отсутствии билетов, квитанций и иных платежных документов. Её следует составить на дату возвращения из поездки и передать для согласования сначала непосредственному руководителю, а потом в бухгалтерию и отдел кадров.

Кадровик в соответствии с данными заполняет табель учета рабочего времени, а бухгалтер проводит затраты. В зависимости от ситуации в такой документ могут включаться различные сведения, которые требуют подтверждения.

В форме служебной записки работник также может подготовить отчет о проделанной работе. Однако не стоит “сваливать все в одну кучу”. Отчет в одном документе, финансовые вопросы – в другом.

Сотрудник участвует в семинаре: как направить, учесть и оплатить>>>

Правила оформления служебной записки о командировке

Служебная записка о направлении в командировку не имеет унифицированной формы, поэтому составлять ее можно в зависимости от ситуации и исходных данных по-разному. Но стоит придерживаться общепринятых правил:

  1. Используйте утвержденный работодателем бланк или чистый лист А4.
  2. Указывайте адресата. В левом верхнем углу напишите ФИО и должность руководителя, на имя которого составлен документ. Например, на имя директора.
  3. Указывайте автора. Ниже адресата укажите должность и ФИО командировочного или того, кто составляет документ.
  4. Указывайте название документа – во второй трети листа посередине строки.
  5. В тексте подробно перечислите причины составления, а также данные о командировке.
  6. Поставьте подпись и дату в конце.
  7. Приложите к записке подтверждающие документы, если таковые имеются. Например, заявку на ремонт.

В зависимости от принятых на предприятии норм обращения внутренней документации, заполненный бланк может быть передан адресату или лично, или посредством электронной связи. Например, скан записки отправляется руководителю по электронной почте.

Для снижения вероятности ошибок или неточностей воспользуйтесь бланком, разработанным компанией. Если такового нет, то вы можете скачать образец в нашей статье.

Образец служебной записки о командировке

В зависимости от цели, которую преследует автор служебной записки, ее текст может кардинально отличаться.

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Так, если она составляется как отчет о проделанной работе, то к тексту необходимо добавить следующую информацию:

  • Уточнить факт использования личного транспорта с указанием государственных номеров, марки автомобиля и данных водителя;
  • Место проживания в период поездки.
  • Приложения. Конкретный список бумаг, подтверждающих расходы в командировке, не регламентирован. Поэтому, чем больше чеков, квитанций, путевых листов и прочих бумаг предоставить, тем проще будет бухгалтеру списать расходы.

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098756-19-m11-slujebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazets-2019-2020

Служебная записка на командировку в 2020 году: образец

Служебная записка на командировку предназначена, прежде всего, для определения цели командировки, которая в дальнейшем поможет подтвердить правильный выбор статьи затрат и решить возможные споры с налоговиками. Также в записке может утверждаться период нахождения работника в командировке, что облегчает работу бухгалтера при расчете суточных.

У этой служебки нет определенной формы, установленной законом. Вы можете составить ее в произвольном виде и утвердить локальным нормативным документом.

Однако помните, что согласно Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 необходимо описать правила составления служебной записки и ознакомить с ними сотрудников, чья деятельность связана с командировками.

Записка составляется инициатором поездки и относится руководителю для согласования. Список инициаторов можете определить сами. Как правило это руководители отдела продаж, коммерческие директора.

Основной смысл документа заключается в разъяснении цели командировки, определение места поездки, указания должности и ФИО командируемого сотрудника. Также можно указать даты командировки.

Если инициатива идет от рядового сотрудника, то он, как правило, сначала визирует у своего руководителя, а затем документ отправляется к ответственному лицу всей организации (зачастую это генеральный директор).

Служебную записку, утвержденную всеми инстанциями лучше хранить в бухгалтерии. В таком случае будет удобнее воспользоваться документом при возможных вопросах налоговой.

Образец служебной записки на командировку 

  • Скачать образец служебной записки на командировку можно на нашем сайте.
  • Заполнить служебную записку на командировку вы можете онлайн в программе БухСофт.
  • Заполнить записку онлайн
  • Рассмотрим нередко возникающий вопрос учета расходов, связанных с личным автомобилем сотрудника, отправленного в рабочую командировку.

В таком случае согласно п.

7 Положения о командировках выписывается путевой лист, а в приказе о направлении отмечается, что сотрудник будет использовать свой транспорт.

Далее с командировочным заключается соглашение об использовании личного авто и требуется копия регистрационного свидетельства (письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

После возвращения работник обязан предоставить путевой лист, чеки на ГСМ и служебную записку о командировке с датами служебной поездки.

За использования собственного средства передвижения организация рассчитывает и выплачивает коллеге компенсацию. Остальные расходы учитываются в стандартном порядке.

Напоминаем, что командируется только наемный персонал. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, направить себя же в командировку вы не можете (письмо Минфина России от 05.07.2013 № 03-11-11/166).

При использовании автомобиля компании по возвращении из командировки работник также составляет служебку, не забывая указать следующую информацию о транспортном средстве:

  • наименование,
  • марка,
  • тип транспортного средства,
  • государственный регистрационный знак,
  1. Обязательно пропишите место поездки, даты и время начала и окончания командировки, общую продолжительность (в днях).
  2. В документе необходимо отметить совокупный пробег автомобиля в служебных целях и общий расход топлива на указанный пробег.
  3. Помните, что помимо записки необходимо предоставить путевой лист, авансовый отчет и иные документы, подтверждающие служебные расходы.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту служебной поездки на предоставляемой служебной записке обязательно наличие отметки с подтверждением принимающей работника стороны (организации либо должностного лица). Этот факт прописан в абз. 4 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749.

Подпишитесь на «Упрощенку» на полгода, а читайте 12 месяцев!

До 9 декабря действует самая выгодная акция при подписке на журнал «Упрощенка» — годовая подписка по цене полугодия. Торопитесь оплатить счет. Подарок за подписку — книга «Упрощенка. Годовой отчет 2019».

9 декабря — последний день акции

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Источник: https://www.26-2.ru/art/355160-slujebnaya-zapiska-na-komandirovku

Составляем служебную записку на командировку — образец 2019-2020 годов

  • В каких ситуациях требуется составлять служебную записку на командировку?
  • Кто и когда должен заполнять служебную записку?
  • Где найти образец служебной записки?
  • Нужна ли служебная записка ИП?
  • Нужно ли составлять служебную записку при направлении в командировку директора?

В каких ситуациях требуется составлять служебную записку на командировку?

В соответствии с п. 7 положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) для отчета о сроке пребывания в командировке сотруднику, который был направлен туда на личном или служебном транспорте, необходимо заполнить служебную записку.

Подтверждающие документы

Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. Ведь только с ее помощью командированный может подтвердить дату/время приезда и отправления из места назначения, т. к. проездные билеты в случае использования авто представить не получится.

Но в этом случае важно приложить иные подтверждающие документы, такие как путевые/маршрутные листы, чеки/квитанции и пр.

, что докажет следование командированного по намеченному пути к цели для выполнения задания (письмо Министерства финансов от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.

Подтверждение от принимающей стороны

Однако в абз. 4 упомянутого выше п. 7 положения указывается, что фактический срок командировки можно подтвердить и при отсутствии доказательных документов о проезде и проживании. Это можно сделать при помощи той же служебной записки или другого документа, содержащего отметку принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командировки и убытия из него.

Читайте также:  Индивидуальный предприниматель: статус, права и обязанности, виды предпринимательской деятельности, формы взаимодействия с государством

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле. 

Кто и когда должен заполнять служебную записку?

Служебная записка на командировку образца 2019-2020 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.

К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.

Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой). 

Где найти образец служебной записки?

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2020 года, бланк, кто подписывает, сроки подачиСкачать форму служебной записки

Какие сведения отражаются в служебной записке?Для того чтобы удобно было заполнять служебные записки, компанией разрабатывается универсальный шаблон, в который командированному просто потребуется внести фактические данные. Скачать такой образец готового бланка служебной записки можно на нашем сайте. 

В связи с тем, что служебная записка является важным первичным документом, необходимо позаботиться о том, чтобы она содержала все обязательные для первички реквизиты (их перечень приведен в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В числе таких реквизитов:

Не знаете свои права?

Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

  • название документа;
  • наименование компании-работодателя;
  • Ф. И. О. и должность командированного работника;
  • дата составления документа;
  • место и длительность командировки;
  • список приложений;
  • подпись с расшифровкой Ф. И. О. сотрудника.

Кроме того, так как поездка осуществляется на автомобиле, потребуется указать его марку и госномер.

Компании могут разработать свой бланк служебной записки, оформив ее в виде таблицы и предусмотрев все необходимые реквизиты. Форма документа может быть утверждена локальным положением о командировках.

На разработанном бланке служебной записки могут быть уже заполнены все известные поля, а командированному по приезду из командировки останется только заполнить все свободные поля этого документа и поставить свою подпись. 

Нужна ли служебная записка ИП?

В случае с индивидуальными предпринимателями существует ряд особенностей. В связи с тем, что ИП не может быть направлен в командировку, т. к. не относится к категории наемных работников, то, по мнению финансового ведомства, ему нет смысла оформлять самому себе приказ и служебную записку (письмо Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166).

Командировка ИП

Однако подтвердить свои расходы, связанные с поездкой в другой город по служебной необходимости, ИП всё же сможет.

В случае отказа налоговой инспекции признать расходы ИП, связанные с его командировкой в другой город по хозяйственной необходимости, производственными затратами, предприниматель вправе обжаловать это решение в суде.

Как показывает практика, суды нередко встают на сторону бизнесменов, признавая за ними право на уменьшение налогооблагаемой базы на сумму командировочных расходов.

Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 судьи, приняв сторону ИП в споре с налоговиками, указали, что предприниматели не могут быть лишены возможности отправляться самостоятельно в служебные командировки. Иначе имеет место их дискриминация по отношению к другим хозяйствующим субъектам, которые осуществляют хоздеятельность в форме юрлица.

А это означает, что ИП при осуществлении поездки на своем личном (арендованном) авто может также заполнить служебную записку и приложить к ней все документы, подтверждающие расходы и, собственно, сам факт нахождения в служебной поездке.

При направлении в командировку наемного работника ИП все документы, включая служебную записку, оформляются в общем порядке. 

Нужно ли составлять служебную записку при направлении в командировку директора?

В связи с тем, что директор компании является наемным сотрудником, он не освобожден от заполнения всех обязательных для командированного документов. При этом неважно, поехал ли директор лично за рулем машины в командировку либо его повез водитель.

Существует мнение, что директора можно освободить от обязанности составления служебной записки, поскольку он лично издает и утверждает приказ о своей командировке и ее продлении (в случае необходимости). Однако такое мнение ошибочно, поскольку приказы не подтверждают ни факт совершения поездки, ни ее длительность. 

***

Таким образом, обязанность по составлению служебной записки при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не зависит от должности командированного — представить записку по возвращении должен как рядовой сотрудник, так и руководитель организации.

Унифицированной формы для служебной записки не предусмотрено, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой образец этого документа. В связи с тем, что служебная записка необходима при учете расходов в командировке, а также для начисления суточных, к ней применимы требования по оформлению для первичных документов.

***

Больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

Источник: https://nsovetnik.ru/komandirovki/sostavlyaem_sluzhebnuyu_zapisku_na_komandirovku/

Служебная записка о направлении в командировку — образец 2019 года

Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.

Скачать образец служебной записки о направлении в командировку

После этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.

Необходимость

В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом. Пишется в следующих случаях:

  • На исполнение сотрудник фирмы отправляется на авто
  • У него не имеется других способов документального доказательства того, что им было выполнено служебное задание.

Также указанная записка является основанием, по которому командированному будут начислять суточные. Так же он сможет подтвердить свои траты на поездку.

Многие указывают на последние обновления в законодательстве, гласящие, что период поездки и то, что командированный действительно ездил по техзаданию, подтверждаются проездными документами. Утеряны — дубликатами. Вопрос – зачем нужна описываемая записка.

Вышесказанное правда. Но как быть, когда для поездки используется авто? То подобную поездку подтверждает только означенная записка. Поэтому сотруднику после поездки обязательно нужно ее написать и затем представить руководству вместе с оправдательной документацией на использование ТС. И нужно сразу же после возвращения.

Как писать

Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.

Стандартная структура выглядит следующе:

  • Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
  • После шапки прямо по центру вписываем наименование;
  • Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
  • Список прилагаемых бумаг;
  • Дата, подпись.

Как заполнять

Они рознятся от вариантов, коих существуют два:

  • Приказ руководства — основание для поездки;
  • Бланк, заполняемый самим командированным после задания.

Разберем каждый из них более подробно.

Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.

Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.

На командировочные траты

Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.

Нужно указать следующие факты:

  • Цели;
  • Сроки отбытия/прибытии;
  • Информация о ТС.

В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.

Об отмене поездки

Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.

Для отчетности

Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.

Тонкости

Кроме вышеперечисленных фактов нужно учесть обстоятельства составления записки.

Поездка ИП

ИП относятся к самозанятой части населения. Поэтому отправить самого себя в поездку по службе не могут.

Но вполне могут рассчитывать на скидки при уплате налоговых выплат. Для этого вполне подойдут следующие факты:

  • Расходы на отели или аренду жилья;
  • Расходы на заправку.

Важно. Все расходы должны быть подтверждены документально, а сама поездка должна иметь твердое обоснование, например переговоры с поставщиками.

Командировка начальства

В нее ездят не только нижестоящие работники компании. Но и его директор, ведь согласно правилам указанный является таким же наемным сотрудником. Поэтому ему также нужно оформлять поездку документально.

Правда, Роструд другого мнения. По нему директор является начальником, и все бумаги будут идти за его подписью. А значит, свою записку он просто продублирует.

Заграничная

Составление записки обязательно.

При поездке в дальнее зарубежье расходы будут возмещены в валюте. А доказательством послужат отметки таможенных служб о пересечение рубежов страны.

В выходные

Начальственное поручение выполняется в любой день недели. Главное сколько не него потратилось часов.

Источник: https://grazhdaninu.com/trud/trud-dok/zapiska-na-komandirovku.html

Ссылка на основную публикацию