График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составления

  • Взаимоувязка во времени между сферами деятельности предприятий государства осуществляется посредством графика рабочего времени (РВ), который составляется ежегодно.
  • Он содержит сведения о границах, длительности и норме трудовых периодов, их сочетании с промежутками отдыха.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составления

Единый ритм распорядка обеспечивается комплексной системой взаимодействия правовых и нормативных документов, регламентов ведения первичных учётных форм, контролем соответствия фактически отработанного времени плановому. Для этого существуют правила ведения табеля и технические средства обеспечивания достоверности учёта.

Главный регулирующий работу и время отдыха документ – Трудовой кодекс (ТК) РФ. Вторичными являются правила внутреннего распорядка, коллективный договор и соглашения, они устанавливают разделение РВ в границах каждого календарного периода – режим рабочего времени.

Организация учёта предусматривает:

График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составления

  1. Размер трудовой недели определяется администрацией фирмы совместно с профсоюзом, исходя из специфики производства и с учётом мнения коллектива. Выбранный вариант согласовывается с муниципалитетом – ст. 46 ТК. Если по условиям предприятия пяти- и шестидневная неделя не подходит, устанавливают суммированный учёт с нормативной величиной времени за определённый период – ст. 52 кодекса.
  2. Ненормированный рабочий день предусматривает привлечение специалистов к труду за рамками стандартной смены. Границы деятельности в этом режиме определяются соглашением сторон.
  3. Установленное законом время работы в течение суток фиксируется в правилах внутреннего распорядка: начало и конец, перерывы для отдыха. При сменном труде режим определяется графиком выходов. Такое расписание применяется для эффективного использования технологического оборудования и увеличения объёмов производства.

По общему правилу норма труда установлена ст. 91 ТК и составляет 40 часов в неделю. В целях организации учёта РВ и на основании федеральных и отраслевых стандартов, каждая компания разрабатывает положение, регулирующее регистрацию рабочего времени.

Документально устанавливают правила заполнения табелей и журналов учёта отсутствующих работников. Закрепляют обязанность администрации назначения ответственных лиц за достоверное фиксирование на смене сотрудников, определяют сроки представления табеля в кадровую службу.

Положение вводится для систематизации сбора и передачи в обработку сведений о рабочем времени каждого члена коллектива предприятия. Сотрудники, в обязанность которых входит табельная регистрация, ознакамливаются с документом под расписку.

Обязанность фиксирования рабочего времени лежит на администрации. Кроме табельного учёта, применяют также регистрацию посредством записей в специальный журнал сведений: сколько часов в течение дня отработал сотрудник. Такая форма не обязательна, но некоторые фирмы её применяют.

Образец приказа о ведении табелей учёта рабочего времени (кликабельно):

График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составления

Виды проведения регистрации

Целями учёта РВ являются:

  • контроль начала и окончания работ в определённое распорядком время;
  • фиксирование неявок и опозданий;
  • проверки присутствия сотрудников на месте выполнения обязанностей;
  • а также установление периодов простоя, сверхурочной работы, нахождения специалиста в отпуске или в болезненном состоянии.

Учёт рабочего времени бывает 3 видов:

График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составления

  1. По неделям – применяется в отношении трудящихся, деятельность которых происходит в рамках 40 часов за 5 или 6 дней. Норма установлена законом.
  2. Посуточный способ используется на предприятиях с обычным режимом. Для инвалидов и несовершеннолетних лиц продолжительность смены сокращается. В отношении ряда профессий количество часов также уменьшается, например, на опасных производствах.
  3. Суммированный учёт часто применяют на сезонных работах, предприятиях с непрерывным технологическим процессом, организациях с режимом гибкого графика. В этом случае норма часов рассчитывается на период, предусмотренный внутренним распорядком: месяц, квартал, полугодие. В соответствии со ст. 104 ТК РФ, предельная длительность суммирования – 12 мес.

На основании данных учёта рабочего времени осуществляется контроль производственной дисциплины и начисление вознаграждений трудящимся.

В зависимости от применяемых в компании способов регистрации количества РВ, табели заполняются вручную или в электронном виде.

Методы контроля

Администрация фирмы обязана обеспечить правильный учёт и достоверность сведений о приходе и убытии сотрудников с работы. В пунктах наблюдений необходимо устанавливать хорошо видимые с расстояния часы. Методы для обеспечения контроля руководство компании определяет самостоятельно.

Приемлемыми считаются:

  • отчётность каждого сотрудника;
  • назначение специального табельщика на проходную и ведение журнала, который представляется руководителю вместе с рапортом;
  • устройство контрольно-пропускной системы на основе электронных карт;
  • установка аппаратуры видеонаблюдения.
  1. График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составленияТерминал учёта по биометрической технологии – этот метод контроля находит всё большее распространение.
  2. Существующие программно-приборные комплексы, сканируя вены руки, обеспечивают автоматическое фиксирование времени прибытия и ухода персонала, суммируют часы каждого сотрудника.
  3. Достаточно поднести ладонь к считывающему устройству, и вся информация о пришедшем человеке поступает в базу данных, где фиксируется личность, должность и график работы.
  4. Сведения об отсутствующих специалистах оперативно поступают руководителю.

Правила ведения журнала учёта РВ

Законодательно обязанность заполнения книги не закреплена и унифицированная форма документа не установлена. Но присутствие и использование в организации тетради контроля рабочего времени делает учёт прозрачнее и способствует поддержанию дисциплины сотрудников.

Журнал учёта рабочего времени сотрудников в формате excel можно скачать здесь абсолютно бесплатно.

Заполнение учётной книги

Вводится в действие журнал приказом руководителя, одновременно назначают и специалиста, ответственного за внесение записей и подготовку рапортов по окончании контрольного периода. Сведения из книги переносятся в табели, годовые карточки и другие кадровые и бухгалтерские документы.

Форма журнала и порядок заполнения включаются в текст внутреннего трудового распорядка компании. Принято нумеровать, сшивать страницы книги и скреплять их печатью предприятия. Регламент заполнения журнала может предусматривать самостоятельное внесение сведений сотрудниками или обязывать делать записи ответственного специалиста.

Минимальная информация, которая содержится в учётном документе:

  1. имя, фамилия, отчество и должность пришедшего на смену работника;
  2. дата и точное время прохода на территорию организации;
  3. час прекращения труда – убытие с проходной.

Дополнительно включаются сведения:

  • в каком направлении и для чего в течение смены отлучался сотрудник;
  • переработки;
  • суммарное количество отработанных в этот день часов, опоздания и неявки.

Пример заполнения графика учёта РВ (кликабельно):

График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составленияКаждая отметка подтверждается подписью сделавшего её ответственного лица и самого служащего. К способам ведения журнала относят два: вручную на бумаге или в электронном виде посредством простейшего программного обеспечения. Сделанный на компьютере отчёт распечатывается и подписывается.

В этом материале можно почитать о ведении табелей учёта рабочего времени более подробно.

Другие формы регистрирования

График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составленияДля фиксирования рабочего времени сотрудников при выездной деятельности, например, при выполнении заказа в качестве подрядчика, используют учётные листы, которые также передаются в бухгалтерию для начисления вознаграждения сотрудникам. Этот же тип учёта может быть использован и в командировке.

Форма документа произвольная, напоминает акт выполненных работ между сторонами договора подряда.

Вся информация излагается на одном листе: в шапке – наименование документа, его номер и дата. Ниже – реквизиты заказчика и исполнителя.

Далее следует таблица с графами:

  • число, месяц, год;
  • содержание работ;
  • время начала и окончания;
  • количество часов;
  • замечания по выполнению и колонка подписи нанимателя.

Построчно перечисляются действия бригады, и в конце списка подводится итоговое количество часов. Завершают документ подписи сторон – заказчика и исполнителя. Кроме того, указывают фамилию специалиста, работавшего на выезде. Такую форму используют для бухгалтерской программы 1С.

Образец листа учёта (кликабельно):

График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составления

Ведомость учёта рабочего времени – бланк, по которому оплачивается труд педагогов, участвующих в проведении единого госэкзамена. Форма его определена региональными властями: в Москве – Приказом Департамента образования 210 от марта 2016.

Производственный календарь учёта рабочего времени – обязательный руководящий норматив для отдела кадров и бухгалтерской службы предприятия. В нём содержится вся информация, касающаяся общепринятого для России режима труда и отдыха с подразделением на каждый месяц и кварталы. В календарь вносят также сведения о профессиональных праздниках.

Посмотрите видео о ведении учёта рабочего времени:

Источник: https://bizakon.ru/kadry/grafik-uchyota-rabochego-vremeni.html

Табель учета рабочего времени при сменном графике работы: образец заполнения и табелирования, пример для смен по 24 часа

  • Вести учет фактически отработанного времени обязаны все наниматели, независимо от формы собственности.
  • Документально зафиксированные данные о труде, отдыхе и других факторах необходимы для определения размера заработной платы, предоставления сторонним лицам (проверяющим и контролирующим госорганам), а так же для предоставления возможности сотруднику проверить правильность начисления и выплаты заработка.
  • В этом документе отражаются отработанные сотрудником часы, периоды больничных, отпускав с сохранением зарплаты, без сохранения зарплаты и очередных, периоды больничных, прогулы, ночные и сверхурочные часы и прочее.
  • При составлении табеля при сменном графике работы существуют свои особенности.

Особенности табелирования при посменной работе

При сменном графике работы сложно  распределить рабочее время так, чтобы в отчетный период (неделя или месяц) оно не выходило за рамки нормы рабочего времени, установленного законом. Поэтому ст. 104 ТК РФ предусмотрена возможность суммированного учета рабочего времени.

Смысл этого метода в том, что расчетный период может быть установлен продолжительностью как в неделю и месяц, так и в квартал и год.

В случае выхода сотрудника взамен заболевшего или по иным причинам отсутствующего работника, в рамках более протяженного расчетного периода норма часов будет выровнена, и работодателю не придется оплачивать переработки.

При переходе на суммарный учет при сменном графике нужно установить следующее:

  • Длительность расчетного периода. Для производств с опасными и вредными условиями труда он не должен превышать 3-х месяцев, в остальных случаях – неделя, месяц, квартал, год.
  • Необходимо просчитать суммарную норму часов в установленный период, она не должна превышать часы, установленный в графике сменности.
  • Форма начисления зарплаты (оклад, почасовая тарифная ставка). При этом необходимо учитывать затраты на оплату выходов в праздничные дни, ночных часов, График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составлениявозможных выходов работника в свой выходной, связанные с подменами переработки. Об оплате сменного режима.

Введение суммарного учета рабочего времени для сменного режима работы должно оформляться отдельным локальным актом (приказом) с ознакомлением работников. Образец приказа об установлении сменного режима.

При этом должен быть разработан отдельный акт (положение), в котором будут прописаны все аспекты учета.

В Правила трудового распорядка так же должны быть внесены соответствующие изменения.

Как заполняется — пример

Табель – документ первичного учета рабочего времени, и поэтому вести его нужно в соответствие с правилами ведения первичной документации.

При заполнении нужно руководствоваться:

Стандартная форма табеля Т-12 предназначена для ручного заполнения, Т-13 – для автоматического. Можно выбрать любой способ.

Одновременное использование этих двух форм не допускается. Наниматель вправе самостоятельно разработать бланк с утверждением его отдельным нормативным актом.

  1. Для удобства приняты условные обозначения о явках, неявках и их причинах, а так же о явках в выходные, нерабочие, праздничные и ночные часы.
  2. Коды обозначений указаны на титульном листе формы Т-12.
  3. Чаще всего встречаются:
  • Я – явка;
  • Н — работа в ночное время;
  • В- выходной;
  • РВ – работа в свой выходной;
  • К- командировка
  • ОТ – очередной оплачиваемый отпуск;
  • ОЗ- отпуск за свой счет,
  • НН – неявка по неизвестным причинам.
  • График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составленияТабель заполняется ответственным лицом (табелировщиком, руководителем подразделения.)
  • При заполнении табеля при сменном графике следует руководствоваться приказами руководства, больничными листами, другими документами, принятыми в обращении предприятия.
  • Работу за контролем правильности заполнения табеля проводит работник кадров.
  • Табель утверждается начальником подразделения и специалистом по работе с персоналом, в его отсутствие – руководителем предприятия.
Читайте также:  Аттестация сотрудников на соответствие занимаемой должности: как провести

Образец заполнения при смене по 24 часа

В магазине «Медвежонок» установлена 40- часовая рабочая неделя, график работы сменный сутки через трое по 24 часа. Рабочий день – с 6- 00 до 6-00.

Норма часов в июле — 181 час.

  1. Учет рабочего времени маг. «Медвежонок» июль 2019 года.

График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составления

Выводы

Работодатель обязан вести учет рабочего времени при сменном режиме. Время учитывается при помощи табеля установленной формы.

Предприятие или ИП вправе самостоятельно создать форму документа. Табель должен заполняться не реже, чем каждые две недели, так как заработная плата должна выплачиваться как минимум 2 раза в месяц.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/rabochee-vremya/smennyj-grafik/tabel-ucheta-smeny.html

График рабочего времени на месяц: образец — Гуру бухгалтер

График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составления

  • О нем обычно говорят в контексте статьи 103 ТК РФ, когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность (8 часов в течение дня и 40 часов в течение недели) трудовой деятельности.
  • Например, металлургический комбинат функционирует круглосуточно.
  • Бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов, поэтому для административных сотрудников может быть установлен односменный режим — пятидневка с двумя фиксированными выходными.
  • А вот литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы.

Поэтому руководство вводит сменность в трудовой деятельности своего персонала, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, могут обеспечивать непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции по календарю смен. Его работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом.

Все графики сменности, в том числе представленный ниже образец графика работы сотрудников на месяц, разрабатываются руководителями подразделений, которые обязаны планировать деятельность своих подчиненных и вести учет отработанного времени, отслеживать и вести график работы своих сотрудников онлайн, то есть постоянно.

Образец бланка графика работы

Скачать график работы на месяц, образец, пустой бланк вы сможете в конце материала.

Какие бывают

В разговорах о режимах трудовой деятельности можно встретить формулировки:

  • скользящий;
  • гибкий;
  • индивидуальный;
  • свободный и пр.

Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при трудоустройстве вахтовым методом.

Поэтому он может быть:

  • постоянным, при пятидневной или шестидневной рабочей неделе с фиксированными или скользящими выходными днями;
  • сменным, когда профессиональная деятельность осуществляется в очередности, установленной нормативным актом работодателя.

Обычный

Работник работает в строго отведенное время: с понедельника по пятницу, с девяти утра и до шести вечера с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.

Здесь все без вариантов — каждый день, каждый месяц и весь год работник трудится в одном и том же режиме.

Такой режим обеспечивается в связи с отсутствием у работодателя технологической и производственной необходимости выполнения своих задач за нормальными временными рамками, и, как следствие, отсутствует необходимость вести суммарный учет времени своего персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели у такого работника не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.

Сменный

Здесь наоборот, у работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (40 часов можно выработать за пару дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливаются графики сменности работников.

Образец таблицы графика работы на месяц, пустая, была представлена в самом начале статьи.

Для чего он нужен на предприятии

Законодательство обязывает работодателя:

  • с одной стороны, создавать для всех сотрудников одинаковые условия работы;
  • с другой стороны, исключить любую дискриминацию по любым признакам.

Данный документ одновременно позволяет обеспечить:

  • нормальное функционирование предприятия (если технологические и иные условия этого требуют);
  • соблюдение требований законодательства при превышении нормальной продолжительности рабочего времени.

Именно поэтому работодатель организует поочередные смены: тот, кто трудился сегодня в утро, завтра будет трудиться в день, потом выходной, потом в ночь и опять выходной, а потом опять в день и т. д., и так без исключения для всех, кто занят в этом режиме.

Расчет времени работы

Чтобы рассчитать норму работы на определенное время, потребуется:

  1. Определить учетный период.
  2. Утвердить его нормативным актом, но лучше закрепить его в правилах внутреннего трудового распорядка.
  3. При расчете сменности каждый работник должен отработать положенную норму часов и дней в соответствии с производственным календарем.

Рассчитывать график смен можно онлайн, можно в специальных программах типа 1С, главное, чтобы он был, и работники были с ним ознакомлены.

Учетный период может быть равен одному месяцу, кварталу, полугодию или году. Однако максимальная продолжительность этого периода не может быть больше одного года, а для персонала, трудящегося во вредных или опасных условиях, — не больше трех месяцев.

Продолжительность рабочего времени в учетный период не может быть больше или меньше, чем это установлено производственным календарем.

Так, если за учетный период принимается один месяц, работодатель должен понимать, что его сотрудники, например, в феврале 2018 года, не могут работать больше:

  • 151 час для 40-часовой недели;
  • 135,8 часов для 36-часовой недели;
  • 90,2 часов для 24-часовой недели.

Кроме того, количество рабочих дней в феврале 2018 года не может быть больше 19, а количество выходных не может быть менее 9.

Поэтому рекомендуется брать период не менее трех месяцев, или одного квартала. Скачать бесплатно бланк графика работы сотрудников на месяц можно в конце статьи. Такой учетный период позволяет более гибко регулировать деятельность своих подчиненных.

Например, при учетном периоде, равному одному кварталу (возьмем первый квартал 2018 года):

  • 56 рабочих дней;
  • 34 выходных и праздничных.

Рабочее время составляет при:

  • 40-часовой неделе — 446 часов;
  • 36-часовой неделе — 401,2 часов;
  • 24-часовой неделе — 266,8 часов.

Поэтому, если:

  • в январе работники трудились в рамках производственного календаря 17 дней и 136 часов;
  • а в феврале персонал отработал 21 день и 167 часов, что больше, чем по норме,

то в марте, чтобы выйти на расчетную норму рабочих дней и часов за учетный период, работодателю придется сократить рабочее время своих сотрудников на 2 рабочих дня и на 16 рабочих часов.

Иначе придется платить работникам дополнительные деньги, и немалые.

Образец графика выхода на работу сотрудников

Источник: https://buhgury.ru/grafik-rabochego-vremeni-na-mesyac-obrazec.html

Порядок составления графика рабочего времени

Главная | Образцы | График учета рабочего времени: для чего нужен, как правильно вести, обозначения, образец заполнения и нюансы составления

В процессе планирования трудового процесса в организациях вводятся графики работы, позволяющие наиболее эффективно распределить нагрузку между всеми подчинёнными. При этом работодатель должен руководствоваться нормами трудового законодательства, чтобы в будущем к нему не было претензий со стороны контролирующих органов. Как корректно оформить график работы подчинённых, какие требования выдвигает законодательство к подобной форме учёта рабочего времени.

Содержание

Рабочий график: что это такое

Законодательство в сфере труда возложило на нанимателя обязанность вести учёт времени, фактически отработанного каждым подчинённым организации. В связи с этим ответственными лицами разрабатывается специальное расписание, именуемое графиком.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

График работы — это документ, создаваемый для упорядочивания трудового процесса в организации.

График работы персонала будет зависеть от режима рабочего времени, введённого руководством.

Рассмотрим подробнее каждый из режимов.

Таблица: особенности режимов рабочего времени

С помощью графика выполняются следующие задачи:

  • утверждается время труда подчинённых;
  • рассчитывается вознаграждение работника за выполнение трудовых обязанностей;
  • определяется страховой стаж трудоустроенного;
  • выявляются переработки подчинённого и рассчитываются доплаты за труд сверх нормы.

Одной из целей разработки рабочего графика является выявление переработок сотрудника

Графики разрабатываются сотрудниками кадрового отдела или руководителями подразделений, в обязанности которых входит планирование деятельности подчинённых и ведение учёта отработанного ими времени.

Порядок оформления графика рабочего времени

Законодательство не устанавливает точный период, на который должен быть оформлен каждый график работы.

В зависимости от сферы деятельности организации подобный документ может быть оформлен:

  • на неделю;
  • месяц;
  • квартал;
  • год.

Данный документ может быть рассчитан:

  • на всех сотрудников организации;
  • на подчинённых конкретного подразделения;
  • на определённую группу трудящихся из разных подразделений;
  • только на конкретного трудящегося.

Наиболее популярным является график в виде таблицы.

График работы может быть:

  • сменным (используется в сфере обслуживания с круглосуточным режимом труда, а также на производствах с непрерывным рабочим процессом);
  • скользящим (подходит для тех организаций, чьи подчинённые ездят в командировки);
  • недельным (сотрудники обязаны отработать определённое количество часов в неделю, и с каждым лично согласовывается время его присутствия в организации).

Если подчинённые работают в одно и то же время в определённые дни недели, нет необходимости разрабатывать отдельный график. В этом случае достаточно зафиксировать эту информацию в трудовом договоре.

График составляется с учётом мнения персонала или представительного органа работников.

Рассмотрим алгоритм составления графика работы трудящихся.

Он включает следующие этапы:

  1. Определение периода, на который он будет рассчитан (месяц, квартал, год).
  2. Расчёт продолжительности загрузки рабочего места.
  3. Определение нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимой нагрузки).
  4. Расчёт числа подчинённых, которые будут трудиться определённую норму часов.
  5. Оформление результата расчёта в виде графика.

При формировании рабочего расписания важно помнить следующие особенности:

  • перед праздничными днями продолжительность смены требуется сокращать на час;
  • при равной оплате дневной и ночной смены, время последней должно быть сокращено на час;
  • в расписание не включаются сверхурочные часы;
  • если на смену выпадает календарный выходной день, он всё равно является рабочим;
  • предпраздничные и праздничные дни, выпадающие на календарные выходные, не переносятся;
  • праздничные дни оплачиваются по двойному тарифу;
  • за работу в рабочий праздничный день сотрудник может попросить лишний день отдыха, тогда плата за смену производится по стандартной форме;
  • у одного и того же сотрудника не может быть две смены подряд (без отдыха между сменами).

Для определённых категорий граждан предусмотрен сокращённый график работы.

К таким трудящимся относятся:

  • подростки до 18 лет;
  • инвалиды I и II групп;
  • работники, чей труд сопряжён с опасностью или наносит вред здоровью;
  • сотрудники образовательной сферы;
  • медицинские работники.

Существует ряд организаций, рабочий процесс в которых максимально эффективно протекает только при сменном графике работы подчинённых. Это обусловлено в тех случаях, когда осуществляется непрерывное производство или оказание услуг населению.

Читайте также:  Справка о доходах ип для себя и для работников: образец, где взять, как заполнить и прочее

Сменный режим труда подразумевает, что между трудящимися равномерно распределяют рабочие смены.

Законодательство содержит перечень лиц, кто не должен работать в ночную смену:

  • подростки (исключения приведены в законодательстве);
  • граждане с инвалидностью;
  • женщины в положении или имеющие детей в возрасте до трёх лет (полный список в ТК РФ).

Подробнее о сменном графике будет рассказано ниже.

Работодатель вправе изменить график работы подчинённых, если возникнет такая необходимость. При этом он должен предварительно уведомить работников о предстоящих изменениях.

В уведомлении об изменении графика работы в организации сотрудник должен поставит свою подпись

Как правило, это делается за месяц до нововведений.

Обозначения в графике учёта рабочего времени

Законодательством не предусмотрена ни унифицированная форма такого документа, ни общая для всех система условных обозначений. Это говорит о том, что каждый работодатель вправе самостоятельно разработать образец графика рабочего времени.

В рабочем графике должно быть отражено следующее:

  • время начала работы;
  • время завершения рабочего процесса;
  • перерывы;
  • выходные и праздничные дни.

Кто должен подписывать график

График рабочего времени подписывается ответственным лицом. Как правило, это руководитель подразделения, в котором трудится работник. Затем документ передаётся на утверждение начальнику организации.

С графиком труда наниматель обязан ознакомить подчинённых за месяц до вступления его в силу. Осуществляется это при помощи специального приказа.

За нарушение этого срока предусмотрена административная ответственность в виде штрафа.

Образец графика учёта рабочего времени

В качестве образца заполнения рассмотрим сменный график рабочего времени.

В сменном графике работы указываются такие сведения:

  • наименование организации-работодателя;
  • Ф. И. О. подчинённых;
  • временной период, на который составляется график;
  • минимально необходимое оправданное количество трудовых смен для загрузки производства;
  • сколько рабочих смен предусмотрено на протяжении суток;
  • какой порядок выхода работников для работы;
  • длительность по времени каждой рабочей смены, чёткое определение времени начала работы и окончания;
  • обязательные перерывы во время смены (на обед и отдых);
  • режим ежедневного отдыха между сменами;
  • обязательный еженедельный отдых для работников;
  • определяется механизм перехода из смены в смену, их чередование.

В графике сменности фиксируется, сколько смен предусмотрено в течение суток в конкретной организации

При заключении трудового договора с новым работником наниматель устанавливает, в каком режиме тот будет трудиться и по какому графику.

График в обязательном порядке должен соответствовать всем требованиям, выдвигаемым законодательством.

Каждого подчинённого необходимо своевременно ознакомить с графиком работы, в противном случае со стороны контролирующих органов могут последовать штрафные санкции.

Источник: https://quittance.ru/articles/obraztsy/grafik-ucheta-rabochego-vremeni-dlia-chego-nuzhen-kak-pravilno-vesti-oboznacheniia-obrazets-zapolneniia-i-niuansy-sostavleniia/

Как правильно составить график рабочего времени?

График рабочего времени необходим в каждой компании для правильной организации трудового процесса. Из материала вы узнаете о нюансах его составления.

  • Что такое график рабочего времени и кому он необходим?
  • Как составить график рабочего времени?
  • Итоги

Что такое график рабочего времени и кому он необходим?

Планировать и распределять время работы и отдыха в интересах каждого работодателя – это позволяет организовать непрерывный технологический процесс и при этом соблюдать определенные трудовым законодательством нормы.

Важно! График рабочего времени представляет собой документ, содержащий информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах междусменных перерывов.

График носит персонифицированный характер – в нем поименно расписывается режим труда и отдыха каждого работника фирмы.

Единой для всех формы этого документа не существует, но обычно его составляют в виде таблицы. Это позволяет понятно, лаконично и наглядно представить необходимую информацию.

Составление графика не является обязанностью работодателя – ст. 91 ТК РФ регламентирует только обязательный учет работодателем фактически отработанного каждым членом трудового коллектива рабочего времени.

Как организовать учет фактически отработанного работниками времени, узнайте из материалов нашего сайта:

Для небольших компаний с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными необходимость в графике отсутствует – все нюансы труда и отдыха сотрудников достаточно предусмотреть только во внутрифирменном локальном акте (например, во внутреннем трудовом распорядке).

Другое дело – многосменный режим работы или выполнение трудовых функций работниками по скользящему графику. Здесь уже без грамотно составленного графика работы не обойтись. Как это сделать, расскажем в следующем разделе.

Как составить график рабочего времени?

Рассмотрим алгоритм составления графика работы сотрудников. Он включает 5 основных этапов:

  • выбор учетного периода (месяц, квартал, год);
  • продолжительность загрузки рабочего места в течение учетного периода (фонд времени обслуживания рабочего места в часах);
  • определение нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимой нагрузки);
  • расчет нормативного числа работников;
  • оформление результатов расчетов в форме графика.

Каждый рассчитываемый показатель индивидуален для различных категорий работников и производственно-технологических особенностей компании.

К примеру, в компании с сезонными особенностями работы разумно выбрать длительность учетного периода в 1 год, а при расчете фонда времени загрузки рабочего места ориентироваться на максимально допустимую нагрузку (ст. 104 ТК РФ). При круглосуточном режиме работы она составит 8 760 час. (365 дн. × 24 час.).

Важно! При расчете нормы рабочего времени для конкретного работника необходимо исключить перерывы в работе – отпуска всех видов, периоды нетрудоспособности, донорские дни и иные аналогичные периоды, в течение которых работник фактически не осуществляет свои трудовые функции.

Нормативная численность работников определяется простым математическим делением фонда времени обслуживания рабочего места на норму рабочего времени.

На последнем этапе формирования графика необходимо равномерно распределить нагрузку между членами трудового коллектива.

Важно! При оформлении графика необходимо учитывать законодательно установленное условие о как минимум 42 часах еженедельного непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ).

После всех расчетов и наглядного оформления графика его необходимо разместить в наиболее доступном для обозрения месте и ознакомить с ним всех сотрудников.

Итоги

График рабочего времени обычно оформляется в табличной форме и содержит информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах отдыха.

Оформление этого документа не является законодательно установленной обязанностью работодателя, однако позволяет организовать непрерывный рабочий процесс и не нарушить нормы трудового законодательства.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/rabochee_vremya_i_rezhim_truda/kak_pravilno_sostavit_grafik_rabochego_vremeni/

Учет рабочего времени | Табель учета рабочего времени | Cуммированный учет рабочего времени

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

  • ненормированный рабочий день;
  • режим гибкого рабочего времени;
  • сменная работа;
  • разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель.

Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1).

Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Узнать больше

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

  • регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
  • сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени.

Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ).

При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем.

Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю.

Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал.

В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали.

В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Читайте также:  Регистрация брака: какие документы нужны, условия и порядок заключения, обстоятельства, препятствующие этому, и иные нюансы вступления в брачный союз в россии

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

  1. Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
  2. Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
  3. Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
  4. Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
  5. Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен.

Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы.

В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря.

При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст.

 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341).

Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

Источник: https://kontur.ru/articles/4314

Как правильно составить график работы сотрудников: образец

Когда меня перевели на должность руководителя, я столкнулась с необходимостью составлять график работы для своих сотрудников. Первое время я его часто путала с табелем, но теперь я хорошо понимаю отличия между этими документами.

График составляется заранее, чтобы каждый человек знал, сколько дней и когда именно он должен выйти на работу. А табель составляется уже по факту присутствия человека на рабочем месте или при его отсутствии.

И в рамках этой статьи мы с вами подробно разберем, как правильно составлять рабочие графики.

Отличия от 2017 года

Законодательство ежегодно вносит различные изменения и дополнения в порядок ведения внутренней документации не только по бухгалтерии, но и по кадровым вопросам. В текущем году также были произведены некоторые изменения. График представляет собой многокомпонентный документ, в котором содержится информация о следующем:

  • норме времени, которое должен отработать человек;
  • количестве дней, предназначенных для работы и свободного времени у человека в течение установленного периода;
  • временных границах длительности рабочего периода сотрудника ;
  • промежутках времени, предназначенных для перерыва.

Количество обязательных дней при стандартной неделе 5/2 по сравнению с прошлым годом не изменилось. Поэтому трудиться предстоит 247 дней из 365. Если сравнить график 2017 года и текущий, то можно сделать несколько выводов:

  1. Общая численность календарных дней не изменилась, также осталось без изменений и количество рабочих дней.
  2. Количество дней, когда законно объявлен сокращенный день на час будет 6. В прошлом году таких дней было только 3. Напоминаю, что сокращенные дни устанавливаются законодательством перед праздничными. Поэтому сотрудники могут работать на 1 час меньше, при этом им должны оплатить полный день, без необходимости дорабатывать этот час в последствии.
  3. Количество выходных дней, а также праздничных, получилось одинаковое и составило 118 дней.

Данные праздники и выходные имеют значение только для таких режимов труда, где действуют стандартные рабочие недели  с фиксированными или гибкими выходными. Когда работа осуществляется посменно, выходные дни не оказывают значительного влияния на график.

Нюансы составления

Чтобы правильно оформить данный документ, надо знать, какой подход использовать. Последовательность действий должна быть следующей:

  1. Надо определить конкретный период, на который будет составляться данный документ. Обычно этот календарный период округляется до определенного количества дней, например, месяц, год, квартал. Хотя иногда можно увидеть график на неделю.
  2. Если в организации действует несколько рабочих режимов, необходимо разбить всех сотрудников по группам в соответствии с их режимами. В этом случае вам будет намного удобнее формировать график, и вы не спутаетесь, кто в какой день должен выходить на работу.
  3. Далее надо произвести расчет рабочего времени для каждого режима. То есть вы должны определить, сколько дней должны отработать сотрудники, находящиеся на 5-тидневной системе, на гибком графике.
  4. Теперь надо сгруппировать рабочие с выходными днями таким образом, чтобы соблюдалась норма отдыха в 42 часа для каждого сотрудника.

Обязательно надо учитывать определенные категории работников, которым положен сокращенный или неполный день. Для таких категорий надо рассчитать отдельно размер их трудовой недели в часах, определить количество дней, которые они должны проводить на работе. И после этого остается легко произвести расчет путем деления максимально допустимого количества часов на количество дней.

Помните, что любая норма времени, отведенного для работы, уменьшается на общее количество перерывов, когда работник фактически не трудится.

Сюда относятся такие нерабочие перерывы, как:

  • больничный;
  • отпуск;
  • иные дни, положенные работнику по закону.

Если рассчитывать количество часов, который должен отработать обычный сотрудник при рабочей неделе 5/2, расчет будет представлять собой следующую формулу:

8 часов*247 дней- 6 часов=1970 часов, где

  • 8 часов – это стандартная норма продолжительности трудового дня;
  • 247 дней – это количество будней за вычетом праздников и выходных, которые официально установлены законодательством на текущий год;
  • 6 часов – количество времени, которые были сокращены законодательством в качестве предпраздничных в этом году.

Таким образом, в 2019 году все сотрудники по норме должны проработать 1970 часов. Но из всего этого количества еще надо вычесть минимум 28 дней, которые положены на отпуск сотруднику. А соответственно, это 20 рабочих будней по 8 ч.  = 160 часов. Итого получается,1810 часов в среднем отработает каждый сотрудник при неделе 5/2.

Вид графиков могут значительно различаться, так как они напрямую зависят от установленного режима работы. Поэтому законодательством не установлена определенная строгая форма данного документа. Узнать об этом более подробно вы можете из представленного видео.

График

Для удобства составления этого документа я рекомендую использовать Excel, если у вас не установлена одна из специальных бухгалтерских программ, куда  сразу вносятся все данные бухгалтерского и иного учета.

При самостоятельном составлении графика я рекомендую сделать его в форме таблицы, где у вас будут следующие столбцы:

  1. Номер подпункта. Тогда вам будет проще ориентироваться по самой таблице.
  2. ФИО сотрудника. Сюда вы должны будете вписать весь свой штат. Я рекомендую предварительно поделить их в соответствии с их режимами. И затем вы должны оформлять их группами.
  3. Должность. Она поможет вам визуально ориентироваться и контролировать правильность составленного графика и указанного режима труда.
  4. Разряд. Этот столбец вам потребуется, если у вас работают сотрудники с разными разрядами и квалификациями. Если в вашей компании данная информация не учитывается, то данный столбец можно не вставлять.
  5. Числа. Вы должны создать столько столбцов, сколько дней хотите включить в свой график.
  6. Нормы. Вы должны посчитать нормы в днях и часах по итогу, чтобы проверить соответствие составленного графика действующим нормам законодательства.
  7. Количество выходных. Здесь же учитываются и праздничные дни. Вы должны вписать их количество, чтобы видеть, сколько дней фактически ваши сотрудники будут отдыхать.

Затем в каждой ячейке вы должны заполнить, кто, когда работает и отдыхает. Я рекомендую делать это на компьютере, так как при необходимости информацию легко стереть и исправить. Если вам требуется составить этот документ в распечатанном виде, делайте это обязательно карандашом, так как нередко приходится исправлять внесенные данные.

Многие руководители не утруждают себя составлением смен для своих сотрудников. Они лишь прописывают им установленные нормы и отдают график на рассмотрение самому коллективу.

  А работники самостоятельно определяют дни, когда они будут выходить на работу. Но этот способ используется в основном при сменном режиме.

Потому что для стандартных недель 5/2 или 6/1 составление такого графика является однотипным из недели в неделю.

Хотя в некоторых случаях при гибкой неделе такая схема также может использоваться. Преимуществом ее является возможность работников самостоятельно определиться с рабочими днями, исходя из своих желаний и возможностей, а работодатель освобождает себя от лишней работы.

Но при большом штате такой метод тяжело использовать, так как каждый сотрудник будет стараться выбрать будние дни, а это может вызвать дополнительные конфликтные ситуации.

Источник: https://grazhdaninu.com/trud/raznoe-v-trudovom-prave/obrazets-grafika-rabotyi.html

Ссылка на основную публикацию