Как оформить командировку сотруднику в 2020 году: порядок оформления, необходимые документы, образец заявления

Как оформить командировку сотруднику в 2020 году: порядок оформления, необходимые документы, образец заявления

Отчетные документы — первое, что должен собрать сотрудник, которого организация отправляет в командировку. Их примут, если они составлены в соответствии с четкими стандартами. Если необходимо получить деньги на расходы в поездке на руки (предварительно или по факту приезда), все бумаги обязаны быть в полном порядке.

Особенности и типы расходов

Под командировкой подразумевается деловая поездка по инициативе работодателя.  Ее особенность — четкое ограничение во времени и оформление посредством приказа.

Во время этого путешествия направленный сотрудник выполняет служебное задание определенного характера. Командировка никак не связана с увеличением зарплаты, добровольным увольнением или сокращением сотрудника.

Отчетная документация состоит из бумаг, касающихся различных аспектов поездки. Служебная командировка предполагает денежные траты, связанные с физическими нуждами работника. Собирают документы на протяжении всей длительности вынужденного путешествия и после передают их в бухгалтерию.

Начало командировки — это дата и время отправления уполномоченного лица, окончание — момент прибытия домой.

Трудовое законодательство Российской Федерации регламентирует возмещение определенных видов расходов, среди которых:

  • Найм квартиры, комнаты или номера в отеле;
  • Транспортные расходы;
  • Дополнительные платежи за проживание в чужом городе;
  • Расходы, непосредственно связанные с командировочными нуждами и совершенные под присмотром работодателя.

Условия рабочей поездки регулируются коллективным договором и распоряжениями руководителя организации. К таковым относятся:

  1. Категории подходящих для поездки граждан;
  2. Длительность;
  3. Дополнительные установки.

В некоторых случаях при составлении документального учета организация руководствуется локальными нормативными актами.

Когда нужно оформлять документы

При появлении служебной надобности отправить сотрудника в краткосрочную или длительную командировку, первым шагом руководства является определение подходящей кандидатуры для это. Возложенное на него задание может выполнить только узкопрофильный специалист, если такова специфика служебной поездки.

По содержанию служебного законодательства отправить можно только сотрудника, состоящего в официальных рабочих отношениях с фирмой. Если некое лицо работает с компанией в рамках гражданско-правового договора, то отправление его в командировку невозможно. Аналогичная ситуация с сотрудником, который с фирмой не состоит ни в каких отношениях по документам.

Если существует необходимость срочной поездки, осуществить ее можно по факту. Однако огромным недостатком будет отказ в возмещении трат, все денежные траты налоговыми органами в качестве расходов не признаются (ст. 264 НК). Единственным выходом в этой ситуации будет выплата затрат работодателем в «конверте».

Формально поехать в командировки могут только лица, заключившие предварительно трудовой договор с конкретной фирмой.

На практике этим моментом пренебрегают, управленцы часто экономят на налогах и решаются на хитрости. Они отправляют в поездку следующие категории лиц:

  • Представителей компаний, с которыми заключены партнерские отношения;
  • Сотрудников, оформленных по соглашению, по договору гражданско-правового характера;
  • Внештатных сотрудников.

В вышеперечисленных примерах командировочные документы не выдаются, а поездку официально не оформляют. При этом отчетные бумаги собираются командированным лицом, так как организация расходы учитывает, а затем возмещает.

Порядок компенсационных выплат в этом случае предусматривается заранее, в соответствии с типом выполненных работ.

Работник, которого отправляют в рабочую поездку, должен узнать все условия, чтобы по возвращению его не ждал неприятный сюрприз в виде невозможности получить потраченные в поездке личные финансы.

Основной список документов

Полный расширенный в 2017-2018 годах пакет документов включает в себя:

  • Командировочный приказ (вид поручения руководства), который оформляется предварительно по типовой форме. Бланк должен быть заполнен в формате № Т-9 или № Т-9а в случае с несколькими командированными;

Как оформить командировку сотруднику в 2020 году: порядок оформления, необходимые документы, образец заявления

  • Авансовый отчет. При его отсутствии используется отчет о потраченных средствах, составленный командированным лицом;
  • Табель рабочего времени за календарный месяц или другой промежуток времени на усмотрение бухгалтерии, в котором отмечены дни, проведенные в поездке;
  • Служебную записку (необходима в случае поездки на своем автомобиле или другом виде транспорта). Пример для скачивания;
  • Командировочное удостоверение. В настоящее время оформление этого документа не является обязательным. Выдают его в случае, например, если предприятие во внутреннем регламенте предусматривает его обязательность;
  • Служебное задание в формате № Т-10а. Еще один из документов, который не является необходимым всегда. Если по каким-то причинам задание было сформировано, то заполнять отчет по нему командированный гражданин должен уже после возвращения.

Документы после окончания поездки

Для финансовой отчетности о своих тратах и для дальнейшего составления авансового отчета работник из поездки должен предоставить следующий набор документов:

  • Официальное подтверждение расходов за проживание;

Среди них договор с гостиницей, счет или кассовый чек выставленный и оплаченный, на нем должна стоять фирменная печать, обязательно должны быть проставлены реквизиты принимающей стороны и личные данные заселяющихся. При найме квартиры нужно предоставить акт выполненных услуг, договор аренды, расписку. За служебное помещение обычно предоставляется счет и договор.

Как оформить командировку сотруднику в 2020 году: порядок оформления, необходимые документы, образец заявления

  • Транспортные документы (билеты, чеки, проездные, чеки с АЗС);
  • Кассовые чеки за питание и покупку необходимых товаров;
  • Документальное подтверждение в виде чеков за прочие расходы (связь и интернет, обмен валюты, например).

Организация не оплатит развлекательные расходы, например, обслуживание в кафе и ресторанах, услуги СПА, бассейнов. Все расходы должны быть документально подтверждены, а бумаги соответствовать установленным законодательством нормам.

После того как сотрудник прибыл из командировки обратно, ему необходимо подтвердить, что все положенные задания выполнены в полном объеме. Иначе его могут уволить с места работы, указывая разные причины — от прогулов до несоответствия занимаемой должности.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

  • Сертификат участника любого мероприятия, носившего обучающий характер;
  • Документы, подтверждающие обучение, включая график проведенных мероприятий и их четкий план;
  • Диплом или бумаги о повышении рабочей квалификации.

Многие работодатели запрашивают отчет работника в письменном виде, где он излагает в произвольной форме особенности навыков и знаний, приобретенных в поездке. Часто такая информация необходима ему для дальнейшей работы в организации.

Существуют ограничения по срокам, этот пакет документов необходимо сдать не позднее 7 дней, начиная с даты прибытия.

Если сотрудник не предоставит официальных доказательств трат в поездке, бухгалтерия может отказать в выплате компенсационных выплат.

Все денежные затраты вносятся в базу, отображаются в бухгалтерских отчетах (месячных и годовых).

Любые документы, связанные с денежными расходами, заполняются либо на официальных фирменных бланках, либо на простых, но с обязательным указанием реквизитов фирмы, где работает конкретный сотрудник.

Длительность командировки, категории граждан

Согласно пункту 4 Положения о служебных командировках, ее сроки устанавливаются работодателем. При этом учитывается сложность предстоящего задания, фактический объем работы, которую необходимо выполнить, другие нюансы поручения. В настоящее время предельные сроки служебной поездки законодательно не установлены, все зависит от решения главы организации.

Моментом выезда считается дата и время отправки транспорта от места работы. Днем приезда считается время и дата прибытия транспорта к фактическому адресу организации, откуда был отправлен сотрудник. Если транспортное средство отправляется до 24 часов, то текущие сутки считаются днем отъезда. Начиная с 00 часов, днем отправки являются следующие сутки.

Как оформить командировку сотруднику в 2020 году: порядок оформления, необходимые документы, образец заявления

Трудовой кодекс РФ предусматривает некоторые ограничения, на которые должен обращать внимание работодатель. Существует несколько категорий граждан, которых нельзя отправлять:

  • Если сотрудник работает по ученическому договору и поездка нарушает учебный процесс (к примеру, не дает возможности присутствовать на экзамене), в этом случае уезжать можно по окончанию обучения или на время, не связанное с необходимостью присутствовать в ВУЗе;
  • Беременные женщины в командировки не отправляются, независимо от срока беременности;
  • Несовершеннолетние работники, исключение составляют творческие личности или представители таких профессий, как журналисты или спортсмены;
  • Женщины, у которых есть малолетние дети, вправе отказаться от командировки, не давая письменного согласия на поездку.

Работодатель должен письменно предупредить сотрудника о том, что тот имеет право отказаться от командировки. Этот момент относится к воспитывающим ребенка в одиночку (матерям и отцам), опекунам детей, возраст которых не достиг 5 лет, лицам, воспитывающим ребенка-инвалида и работникам, ухаживающим за тяжелобольными родственниками.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, остальные категории работников обязаны отправиться в служебную поездку, если руководство считает это необходимым. В противном случае отказ расценивается как сознательное нарушение трудовой дисциплины. Оно может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Новости 2018 года, особенности оформления и требования

Если работник поехал в командировку и по возвращению только частично выполнил данное ему задание, руководитель организации имеет законное основание сократить его ЗП, отказать в выплате суточных. Штрафы не накладываются в случае, когда задание не выполнено из-за экстренной ситуации и непредвиденных обстоятельств, не по вине работника.

Обновления в законодательстве 2018 года позволяют отправляться в такую поездку без наличия командировочного удостоверения. Такие документы используются не во всех организациях, а только в тех, где это предусмотрено уставом.

Командировочные выплаты

Чтобы определить окончательную сумму командировочной выплаты, рассчитывается, сколько дней сотрудник пребывал в поездке. Учитывая это, идет расчет количества календарных дней, которые командируемый отработал бы на своей должности и получил среднюю заработную плату.

Средняя зарплата начисляется по предварительным подсчетам, берется ее размер за предыдущие 12 месяцев. Если заработок год назад был существенно меньше текущего, работодатель может в процессе выплаты командировочных компенсировать эту разницу. В этом случае он руководствуется коллективным соглашением, оформляются соответственные внутренние документы.

Частые командировки не должны повлиять на финансовый достаток сотрудника. Законодательством утверждены размеры суточных, на которые не распространяется НДФЛ. 700 рублей для поездок по территории РФ и 2500 рублей при выезде за границу.  Дополнительный налог удерживается, если сумма оплаты выше этих цифр.

Бухгалтерия и отчетность

В бухгалтерии принимается решение о выплате понесенных расходов в соответствии с предоставленными документами. Если сотрудник сделал это с нарушениями, даже руководитель организации не вправе дать указание возместить их.

Весь пакет предоставляется сотруднику бухгалтерии в установленные сроки. Также здесь можно получить информацию о нужных позициях в документации.

В зависимости от специфики работы организации список бумаг может сокращаться или увеличиваться.

В данном видео рассказано, как вести учет командировочных расходов, правильно заполнять документацию. Даны разъяснения касаемо проводок по расходам за служебные поездки на основании документов.

Сбор пакета документов для командировки позволит избежать неприятных последствий по возвращению. Эту информацию необходимо изучить до поездки, так как часть бумаг оформляется непосредственно в ее процессе.

Читайте также:  Брачный договор на квартиру, купленную в браке: форма и условия, что дает, как составить

Источник: https://prodokumenty.ru/rabota/komandirovka.html

➤ Командировка правила оформления

Теперь сотрудников стало проще направлять в служебные поездки. Узнайте, какие правила обязан соблюдать каждый кадровик и скачайте образцы от экспертов ⬇

Скачайте документы по теме:

Что говорит Трудовой кодекс: командировка по всем правилам

Командировка — это поездка сотрудника, направляемого работодателем для выполнения служебных поручений и заданий за пределы места постоянной работы.

Данное определение содержится в Трудовом кодексе (ст.

166 ТК РФ), и с ним не следует путать служебные поездки сотрудников, работа которых в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией имеет разъездной характер или проходит в пути.

Следовательно, оформить как служебную можно поездку в другой город, регион или даже в другую организацию, расположенную вне территории работодателя. На все время отсутствия сотрудника за ним сохраняют должность и средний заработок, а все обоснованные расходы, связанные с поездкой, возмещают (ст. 167 ТК РФ).

Если работа, для выполнения которой нанят сотрудник, изначально носит разъездной характер или проходит в пути, его служебные поездки командировками не признают (ст. 166 ТК РФ). Поэтому проводникам на железной дороге, стюардессам и курьерам не нужно оформлять командировочные документы каждый раз, когда они отправляются в рейс, если в трудовом договоре прописано такое условие. 

Маршрутный лист для подтверждения расходов, связанных с разъездным характером работы

Процесс направления в командировки закреплен отдельным положением (Постановление Правительства РФ №749 от 13.10.2008).

Какими бы ни были локальные правила, установленные работодателем, противоречить этому нормативному документу они не должны.

Прежде чем направить сотрудника в деловую поездку, убедитесь, что требования закона не нарушены. Особое внимание обращайте на запреты и ограничения. 

Кого нельзя направлять в командировку

  • беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
  • подростков до 18 лет, за исключением профессиональных спортсменов и представителей творческих профессий (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
  • внештатных сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, поскольку отношения с ними не регулируются трудовым законодательством (ст. 11 ТК РФ);
  • лиц, работающих по ученическому договору, если командировка никак не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Запрет носит категорический характер и нарушать его нельзя, даже если планируется простая однодневная командировка. 

Другое ограничение касается лиц с семейными обязанностями. Таких работников отправлять в поездку можно, но только при наличии письменного согласия и отсутствии медицинских противопоказаний. Речь идет о категориях, перечисленных в статье 259 ТК РФ:

  • женщинах с детьми в возрасте до трех лет;
  • родителях или опекунах детей-инвалидов;
  • сотрудниках, ухаживающих за больными родственниками;
  • одиноких родителях, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет. 

Внимание! Чтобы подтвердить необходимость постоянного ухода за больным членом семьи, сотрудник должен предоставить медицинское заключение.

Особый порядок действует и в отношении иностранцев, временно пребывающих на территории РФ.

Поскольку миграционное законодательство позволяет им беспрепятственно работать только в регионе, на который распространяется действие патента или разрешения, надолго направить его в другой регион работодатель не имеет права.

Если иностранец оформил разрешение и его должность указана в пункте 1 перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России №564н от 28.07.2010, его можно командировать за пределы региона не более чем на 10 дней. Для специалистов, не включенных в перечень, даже такая возможность закрыта. 

Таблица. Административная ответственность за нарушение трудового и миграционного законодательства

Как оформить командировку сотруднику в 2020 году: порядок оформления, необходимые документы, образец заявления

Посмотреть таблицу

Всех остальных штатных сотрудников, в том числе совместителей, надомников и специалистов, работающих удаленно, можно отправлять в командировки, предварительно уточнив сроки поездки и подготовив все необходимые документы. Отказ со стороны работника, не имеющего льготного статуса, рассматривается как дисциплинарное нарушение. 

Как оформить командировку сотруднику в 2020 году: порядок оформления, необходимые документы, образец заявления

Минимальный и максимальный срок командировки

Действующий Трудовой кодекс никак не ограничивает срок командировки. Следовательно, если поездка оформлена по всем правилам, она может длиться как несколько недель или месяцев, так и один день или даже пару часов. Ранее действовали нормы, утвержденные еще во времена СССР.

По ним было запрещено направлять работников (за исключением монтажников, наладчиков и строителей) в командировки продолжительностью более 40 дней. Но теперь сроки определяют исключительно решением руководителя организации и устанавливают с учетом объема и сложности поручений, которые должен выполнить сотрудник (п.

 4 Положения №749, письмо Минфина России №03-03-06/1/304 от 28.04.2010. Более того, в случае необходимости задание можно продлить.

Внимание! Если статус работника требует запрашивать у него письменное согласие на поездку, в случае ее продления согласие придется получить повторно. В остальных случаях командировку продляют, хочет того работник или нет.

Новые правила оформления командировки

Прежние правила оформления командировок, действовавшие до 8 января 2015 года, с указанной даты утратили свою актуальность.

Теперь оформляются гораздо проще, чем пару лет назад: теперь работодателю можно не составлять отдельное задание и не выдавать работнику, направляемому в поездку, командировочное удостоверение. Он же, в свою очередь, не обязан составлять отчет о работе.

Упразднена и норма об обязательном ведении журналов учета сотрудников, выбывающих в служебные поездки и прибывающих к месту командирования.

Некоторые организации, несмотря на возможность упрощения документооборота, продолжают применять прежний алгоритм оформления (если вы хотите поступить так же, нужно закрепить используемый порядок локальным актом, например, Положением о командировках).

Но большинством работодателей новость о том, что можно направлять сотрудников в рабочие поездки путем издания одного лишь приказа и не тратить время на разработку целого пакета документов, была воспринята благосклонно.

При составлении такого приказа можно использовать унифицированную форму № Т-9 или ее аналог, разработанный локально.

Правда, возникает закономерный вопрос: если нет рабочего задания, где прописывать цель отъезда? И если командировочное удостоверение больше не используется, как сотруник сможет подтвердить срок пребывания по месту назначения по новым правилам? На самом деле все просто.

Разумеется, указывать цель нужно, чтобы подтвердить ее деловой характер (ст. 166 ТК РФ), поэтому после отмены задания работодатель должен сам решить, в каких документах будет отражаться данная информация.

Целесообразно внести сведения о цели в приказ, с которым человек, направляемый в поездку за пределы места постоянной работы, должен ознакомиться под роспись.

Для налоговой инспекции прописанной в приказе цели поездки достаточно, чтобы учесть все расходы при расчете налога на прибыль. Что касается подтверждения срока отсутствия на рабочем месте, то с этой целью используются проездные билеты к месту выполнения задания и обратно.

Важно! Если сотрудник отправляется в поездку на личном автомобиле, указать срок можно в служебной записке, к которой прикрепляются подтверждающие документы (например, чеки или квитанции, по которым можно отследить маршрут и даты отъезда и прибытия).

Какими документами оформляют командировки по совместительству и основному месту работы

Оформление командировки — рутинная, но не самая простая процедура. Как минимум потому, что любое отступление от правил чревато крупными штрафами по статье 5.27 КоАП РФ: до 5000 для ответственных должностных лиц, до 50 000 — для организации. 

Оформление командировки по всем правилам: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Издайте приказ

За основу возьмите унифицированные формы Т-9, если командируете одного сотрудника, или Т-9а, если едет сразу несколько человек, либо самостоятельно разработанные бланки. Заполненный, согласованный с бухгалтерией и заверенный директором приказ доводится до сведения работника под подпись. 

Приказ о направлении сотрудника в командировку 

Шаг 2. Составьте служебное задание и заполните командировочное удостоверение

Начиная с 8 января 2015 года работодатели не обязаны это делать, но на практике многие организации не спешат отказываться от служебных заданий, поскольку в них можно четко прописать характер и цель командировки.

Обычно используется унифицированная форма №10-а или ее аналог.

Вместо задания или в дополнение к нему иногда составляют служебную записку, которая отражает время фактического пребывания сотрудника в месте командирования или факт прибытия, подтвержденный принимающей стороной. 

Командировочное удостоверение

Шаг 3. Выплатите командировочные

Сюда входят расходы на проезд и аренду жилья, суточные и другие суммы, согласованные с работодателем. Размер выплаты определяется внутренними правилами организации или постановлениями Правительства РФ, если учреждение бюджетное. По возвращении сотрудник должен в письменном виде отчитаться о расходах. 

Шаг 4. Заполните журнал учета командированных работников

Еще один необязательный, но полезный для работодателя этап, позволяющий точно зафиксировать время отъезда и приезда сотрудников. Рекомендованная форма журнала утверждена приказом Минздравсоцразвития №739н от 11.09.2009. 

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Шаг 5. Отразите командировку в табеле учета рабочего времени

Используйте код «К» («06»), если применяете унифицированную форму Т-12 или Т-13, либо утвержденные работодателем коды, если применяете самостоятельно разработанную форму. Фактически отработанные часы не указывайте! 

По такой схеме оформляют любую служебную поездку, когда у сотрудника есть только одна работа — основная.

Если речь идет о внутреннем или внешнем совместителе, добавляется еще один этап: оформление неоплачиваемого отпуска по другому месту работы, поскольку во время поездки сотрудник не сможет выполнять дополнительные обязанности (ст.

 21, 60.1 и 166 ТК РФ). Средний заработок на этот период за ним сохраняет только один работодатель — направивший в командировку. 

Служебное задание и цель командировки: примеры из практики

Служебное задание — полезный документ, благодаря которому даже спустя полгода или год после поездки можно уточнить, когда она состоялась, чем закончилась и к каким решениям привела.

Это особенно удобно, если компания крупная, а ее сотрудники регулярно бывают в разъездах.

В документе указывают сроки и основания поездки, сведения о командированном, цель, которую перед ним поставило руководство. 

Служебное задание

Цели могут быть как универсальными, так и специальными. Например, в служебном задании юриста может указываться «представление интересов компании в суде» или «участие в судебных заседаниях».

И совсем по-другому будет выглядеть цель командировки директора, примеры: «проверка деятельности филиала», «открытие нового структурного подразделения», «реализация нового бизнес-проекта».

Читайте также:  Смежные права: что это, что является объектом и субъектом, срок действия, виды, отличие от авторских, способы охраны и защиты

Рядом предусмотрено поле для краткого отчета о выполнении поставленной задачи. 

Как отчитаться о проделанной работе

Если раньше подробные сведения о задаче, поставленной перед командированным, и полученных результатах можно было почерпнуть из соответствующего задания и отчета, то теперь работодатель вправе самостоятельно решать, в какой форме получать информацию о проделанной работе.

Иногда руководителю достаточно устного отчета, подкрепленного документами, которые свидетельствуют об успешном выполнении задания: заключенным договором на оказание услуг, товарной накладной и т. д.

Также можно отчитаться о достигнутых результатах посредством служебной записки, дополненной подтверждающими документами.

Служебная записка о направлении сотрудника в командировку

Как оплачивают командировку (ТК РФ)

Кроме того, что за сотрудником сохраняют средний заработок, в том числе и за дни, проведенные в пути, ему следует возместить все расходы, связанные с поездкой. Оплатите проезд до места назначения и обратно, стоимость арендованной квартиры или номера в гостинице и остальные траты, которые производились с ведома или согласия работодателя.

Суммы, подлежащие оплате, подтверждают документально: проездными билетами, чеками с заправочных станций, если командированный едет на личном или служебном автомобиле, квитанциями, договорами аренды и заявками на бронирование жилья. И возмещать их придется в любом случае, независимо от того, выполнил сотрудник порученное задание или нет. 

Важно! Во избежание возможных ошибок в процессе оформления рабочих поездок и компенсации расходов, с ними связанных, рекомендуется закрепить соответствующий порядок отдельным локальным актом (ст. 8 ТК РФ). Например, в Положении о командировках.

Положение о командировках

  • Как оформить Положение о командировках

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384925-komandirovka-rabotnika-kak-oformit-19-m4

Оформление командировки в 2020 году: пошаговая инструкция и документы

Как правильно оформить документы на сотрудника, который уезжает в командировку, как выплатить ему аванс на поездку и учесть все командировочные расходы — в статье.

Порядок оформления командировки в 2020 году

Шаг 1. Закрепите в положении о командировках порядок его оформления в 2020 году. Пропишите в нем сроки поездки, правила учета расходов, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.

Положение оформляйте как приложение к учетной политике, скачайте образцы:

Чтобы направить работника в служебную поездку, нужно решение директора. Оформить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку вы можете в виде приказа.

Документ можете оформить в произвольной форме или использовать унифицированную по форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Сделайте это до того, как отправите сотрудника в командировку.

Образец приказа о направлении сотрудника в поездку

  • Как оформить командировку сотруднику в 2020 году: порядок оформления, необходимые документы, образец заявления
  • Госучреждения используют бланк авансового отчета по форме ОКУД 0504505.
  • Шаг 2. Командированному сотруднику нужно будет возместить в 2020 году:
  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, которые сотрудник произведет с разрешения руководителя.

Можно ли отправить работника в командировку без аванса, смотрите в статье журнала

Командировочные расходы возмещайте в том порядке, который вы установили у себя в учреждении коллективным договором или другим локальным актом (ст. 168 ТК РФ).

Подтверждать свои командировочные расходы в 2020 году сотрудник будет также через авансовый отчет. К отчету он должен приложить все документы, которые подтверждают его затраты.

За все время командировки за штатным сотрудником сохраните средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Заплатите его за все дни работы сотрудника по графику, а также за дни, когда он был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Выплачивайте средний заработок вместе с зарплатой.

Отмечу, если работник трудился в командировке в выходные или праздники — оплатите эти дни в двойном размере или предоставьте дополнительный выходной.

Шаг 3.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/103429-qqq-12-03-oformlenie-komandirovki-v-2020-godu-poshagovaya-instruktsiya-i-dokumenty

Заявление на командировку. Образец заполнения и бланк 2019 года

Заявление на командировку составляется в случаях, когда на предприятии возникает необходимость отправления работника для различных целей в служебную поездку.

Файлы в .DOC:Бланк заявления на командировкуОбразец заявления на командировку

Служебная поездка

Для выполнения различного рода производственных задач в некоторых случаях работнику или работникам организации необходимо покинуть свое определенное трудовым договором и должностной инструкцией место и уехать в другой населенный пункт. В таком случае говорят о служебной поездке или командировке.

Командировка позволяет решить самые разнообразные задачи:

  • провести обучение или повышение квалификации сотрудника/сотрудников организации;
  • поучаствовать в заседании, конгрессе, конференции;
  • провести аудит филиала или иного удаленного структурного подразделения;
  • транспортировать товарно-материальные ценности, пассажиров, груз и т.п.

Если режим работы сотрудника предполагает постоянное перемещение между населенными пунктами, например, работа водителя-экспедитора, то такая поездка не будет считаться командировкой.

За сотрудником, направленным в командировку, сохраняется его рабочее место и средний заработок. Кроме того, командировочные расходы подлежат возмещению в порядке, установленном ст. 166 Трудового кодекса РФ.

В организациях, как правило, разрабатывается нормативный локальный акт (Положение о служебных поездках), который также регламентирует порядок направления работника в командировку, необходимость оформления тех или иных документов, а также порядок возмещения расходов.

Направление работника в командировку всегда предполагает какую-то цель. Факт невыполнения цели предполагает неисполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей и в некоторых случаях может стать причиной применения к работнику дисциплинарных мер.

Нужно ли заявление

Процесс оформления командировки предполагает следующие этапы:

  • определение необходимости командировки, кандидатуры работника или работников, места командировки, ее срока и целей;
  • оформление заявления на командировку руководителем структурного подразделения или самим работником;
  • подготовка приказа о направлении на командировку;
  • собственно командировка;
  • отчет о командировке и компенсация расходов.

В соответствии со ст.ст. 8, 22 ТК РФ работодатель сам определяет, нужно ли для оформления командировки заявление, приказ и т.п. Если в организации это не установлено, никакого нарушения законодательства не будет.

В случае если заявление все-таки составляется, следует иметь в виду, что именно на основании заявления составляется и сам приказ на командировку, а это значит, что оно должно содержать фактически данные о сроке, месте и цели командировки.

Составление заявления

Никакого установленного законом бланка для составления заявления на командировку не предусмотрено. Заявление может быть составлено от руки или на компьютере с распечаткой. Заявление должно содержать следующие данные:

  1. должность, ФИО работодателя, на имя которого подается заявление;
  2. данные о работнике, который направляется в командировку (ФИО, должность, структурное подразделение);
  3. дату начала и окончания поездки;
  4. место назначения (населенный пункт, организация);
  5. цель поездки, выраженную максимально конкретно, например, «Получение ТМЦ на складе магазина «Приборы»);
  6. отметку о согласии работника с командировкой;
  7. подпись руководителя подразделения или иного лица, составившего заявление, и дату.

Как оформить командировку сотруднику в 2020 году: порядок оформления, необходимые документы, образец заявления

После наложения руководителем организации визы «в приказ» работником бухгалтерии или иного структурного подразделения, отвечающим за оформление командировок, составляется приказ, с которым работник должен быть ознакомлен.

Ознакомление под подпись осуществляется до момента направления работника в командировку.

Источник: https://zakonius.ru/obrazec/zayavlenie-na-komandirovku

Документы для оформления командировки в 2019-2020 годах

  • Всё о сроке командировки, расчет с примерами
  • Как правильно оформить командировку в 2019-2020 годах
  • Оформляем и оплачиваем аванс
  • Порядок оплаты суточных
  • Как оформить сотруднику продление командировки, отзыв из командировки
  • Как в командировке оплачивается рабочее время
  • Оформление авансового отчета, служебной записки

Всё о сроке командировки, расчет с примерами

Оформление командировки в 2019-2020 годах следует начать с определения ее срока, от которого зависят размер аванса и отражение рабочего времени в табеле.

Минимальным сроком командировки считается один день, предельная же ее продолжительность законом не ограничена. Правда, бессрочную командировку оформить тоже нельзя, исходя из ее определения в ст.

 166 ТК РФ как поездки с определенным сроком.

Командировка начинается в день отъезда работника, а оканчивается в день его возвращения на рабочее место. Порядок определения этих моментов регламентирован в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

При этом применяются следующие правила:

  1. Днем отъезда считается день отбытия транспорта (автомобиля, самолета и т. д.) с места работы (из населенного пункта, где расположен работодатель).
  2. Убытие транспорта до 24:00 включительно означает начало командировки текущим днем, после — следующим. Например, если самолет вылетает из аэропорта 10 октября в 23:30, началом командировки считается 10 октября.
  3. Если место убытия транспорта находится вне населенного пункта, нужно учесть также время следования к этому месту. Например, если самолет вылетает из аэропорта, расположенного вне черты города, 5 ноября в 00:30, но при этом сотрудник вынужден выехать в аэропорт 4 ноября в 22:00, началом командировки считается 4 ноября. Дата, указанная в проездном документе (5 ноября), в этом случае не имеет значения.
  4. День приезда определяется аналогично.

Как правильно оформить командировку в 2019-2020 годах

Для оформления командировки в 2019-2020 годах документ требуется лишь один — письменное распоряжение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения).

Требований к оформлению такого распоряжения закон не содержит, на практике оно, как правило, оформляется приказом. Работодатель полномочен использовать как утвержденные формы приказов № Т-9 и № Т-9а (утв.

постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), так и формы, разработанные самостоятельно.

При этом в любом случае в приказ включаются следующие данные:

  • сведения о работодателе (наименование);
  • сведения о работнике (Ф. И. О., подразделение, должность);
  • указание места назначения командировки;
  • указание даты начала/окончания командировки и ее итоговую длительность;
  • указание цели командировки;
  • отметки о факте использования работником для проезда к месту назначения своего либо служебного транспорта.

Приказ подписывается лицом, которое на основании устава (первый руководитель) либо по доверенности обладает правом подписи таких документов. Если в командировку убывает руководитель организации, он вправе сам подписать соответствующий приказ, выступая как представитель работодателя по отношению к работникам (пусть даже к самому себе).

Подробнее о правилах оформления приказа на командировку можно почитать в нашей статье.

При необходимости работодатель может установить в локальном акте обязательность по оформлению и других документов (командировочного удостоверения, служебной записки, служебного задания).

Читайте также:  Можно ли купить земельный участок на материнский капитал: возможность и способы приобретения земли

Оформляем и оплачиваем аванс

Как следует из п. 10 Положения, аванс необходимо выдать в сумме, достаточной для возмещения:

  • проездных расходов;
  • затрат на жилье;
  • дополнительных расходов (суточных).

Кроме того, в силу ч. 1 ст. 168 ТК РФ работодатель может возмещать и иные траты, произведенные с его ведома (например, оплату услуг связи), в том числе авансом.

Указания о порядке расчета аванса, за исключением одной из его составляющих — суточных, в законе отсутствуют. На практике распространено составление сметы, которую подписывают главбух и руководитель компании.

Закон не запрещает перечислять аванс на зарплатную банковскую карту сотрудника, хотя он может быть выдан и наличными под отчет.

Выдача аванса наличными производится в соответствии с указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У:

Не знаете свои права?

Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

  1. На выдачу наличных денег под отчет оформляется распорядительный документ за подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) либо командированный пишет заявление в произвольной форме с просьбой выдать ему аванс наличными денежными средствами (обязательно указание суммы аванса и срока, на который выдаются деньги).
  2. В случае оформления заявления, оно подписывается работником и его руководителем.
  3. Оформляется расходный кассовый ордер (следует использовать форму КО-2, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Порядок оплаты суточных

За каждый день командировки работодатель должен оплатить в составе аванса расходы, которые могут возникнуть у командированного в связи с нахождением не по месту постоянного жительства, то есть суточные.

При этом закон не содержит исключений для нерабочих и праздничных дней, а также дней, когда сотрудник находился в пути.

Кроме того, выплатить суточные придется, даже если у работника наступит временная нетрудоспособность в командировке либо произойдет вынужденная остановка (при наличии подтверждающих эти обстоятельства документов).

Размер суточных определяется каждым работодателем самостоятельно. Его можно закрепить в коллективном договоре или любом другом локальном акте компании, например положении о командировках. Однако следует учитывать, что максимальный размер суточных, не облагаемый НДФЛ и страховыми взносами, как следует из абз. 12 п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ, составляет:

  • 2500 руб. — для заграничных поездок;
  • 700 руб. — для командировок по РФ.

Если работник направлен в командировку по РФ на один день либо в пределах одних суток, суточные ему перечислять не нужно. Суточные — это целевые выплаты, направленные на возмещение расходов, возникающих из-за проживания сотрудника не по месту жительства.

В однодневной командировке таких расходов не предполагается (абз. 4 п. 11 Положения). Исключение сделано только для заграничных однодневных командировок: работодатель в этом случае должен оплатить 50% суточных, предусмотренных для длительных служебных поездок.

Как оформить сотруднику продление командировки, отзыв из командировки

Регламентация действий по продлению командировки в законе отсутствует. Наиболее соответствует законодательству следующий порядок действий:

  1. Получение согласия работника (в письменном виде) на продление служебной поездки, если он относится к категории работников, направляемых в командировку только с такого согласия (беременные женщины, инвалиды, несовершеннолетние сотрудники).
  2. Издание приказа о продлении командировки. Утвержденной формы такого приказа нет, важно лишь помнить, что целесообразно отразить в нем причины продления служебной поездки, установить новый срок ее завершения, а также (при необходимости) новый срок выполнения отдельных поручений.
  3. Уведомление сотрудника о продлении командировки. Сделать это можно путем направления ему приказа посредством факса, электронной почты и т. д. С оригиналом приказа сотрудника нужно ознакомить под расписку по возвращении.

Расходы, возникшие в связи с продлением командировки, должен оплатить работодатель. Если аванса для покрытия дополнительных расходов недостаточно, заставлять работника расходовать личные денежные средства работодатель не вправе. Поручение выплатить работнику деньги на возникающие в связи с продлением командировки расходы можно отразить в приказе о ее пролонгации.

В подобном порядке, за исключением п. 1, можно оформить и отзыв работника из командировки: издать приказ об отзыве из командировки и уведомить об этом сотрудника.

Как в командировке оплачивается рабочее время

За весь срок командировки зарплата сотруднику не начисляется. За рабочие дни, выпадающие на период командировки, работодатель выплачивает командированному средний заработок (ст. 167 ТК РФ). За выходные или праздники командированному положены только суточные.

Однако есть случаи, когда произвести оплату за праздники и выходные дни, приходящиеся на командировку, все же следует:

  1. Если командированный в такой день привлекался к работе (п. 5 Положения).
  2. Если такой день совпал с днем отъезда в командировку или возвращения из нее либо с днем нахождения его в пути к месту командировки или обратно (п. 1 письма Минтруда от 25.12.2013 № 14-2-337).

Порядок оплаты в таких ситуациях имеет свои особенности. Так, работодатель может:

  • оплатить день в соответствии со ст. 153 ТК РФ минимум в удвоенном размере;
  • по желанию сотрудника произвести оплату, как за обычный рабочий день, предоставив ему также дополнительный неоплачиваемый выходной день.

Вопрос о выходе сотрудника на работу в день отъезда или прибытия из командировки должен решаться по согласованию с работодателем (абз. 5 п. 4 Положения), хотя в любом случае за указанные дни работнику положены суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) и средний заработок (абз. 1 п. 9 Положения, ст. 167 ТК РФ).

При этом, исходя из смысла абз. 5 ч. 1 ст. 21 ТК РФ, у работника есть неоспоримое право на получение зарплаты, в том числе зависящей от количества выполненной работы.

Таким образом, смыслу закона и интересам работника будет соответствовать выплата еще и зарплаты за отработанные часы в день отбытия в командировку или возвращения из нее.

Оформление авансового отчета, служебной записки

После командировки у работника есть 3 рабочих дня на то, чтобы оформить авансовый отчет, сдать его работодателю и произвести окончательный расчет (п. 26 Положения).

Если работник в итоге потратил сумму, превышающую аванс, то перерасход при наличии подтверждающих документов ему должен быть возмещен. И напротив, неизрасходованную сумму работник обязан вернуть работодателю. При определенных условиях последний полномочен произвести соответствующие удержания из зарплаты сотрудника (ч. 2–3 ст. 137 ТК РФ):

  1. Если прошло не более месяца с момента истечения срока возврата неизрасходованной части аванса.
  2. Если у сотрудника не имеется возражений относительно размера и оснований удержаний.

Целесообразно в таком случае сначала взять с работника письменное согласие на удержание, затем издать приказ об удержании и только после этого удержать необходимую сумму. Если сотрудник не согласен с размером либо основанием удержания, получить деньги работодатель может только через суд.

Иногда работник обязан после возвращения из командировки составить также служебную записку.

Это касается случаев использования для проезда служебного или личного транспортного средства, а также транспорта, принадлежащего третьим лицам.

В записке отражается фактический срок пребывания в командировке; к ней прилагаются подтверждающие использование транспорта документы: чеки, квитанции, путевые листы и т. д. (абз. 2 п. 7 Положения).

  1. ***
  2. Таким образом, приказ работодателя действительно является единственным обязательным для оформления командировок документом в 2019-2020 годах, если сам работодатель не установит обязательность оформления иных документов.
  3. Работнику же потребуется составить авансовый отчет c приложением подтверждающих расходы документов, в частных случаях — заявление на аванс, заявление о согласии на удержание неизрасходованного аванса, служебную записку и другие документы в зависимости от конкретной ситуации.
  4. ***
  5. Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

Источник: https://nsovetnik.ru/komandirovki/dokumenty_dlya_oformleniya_komandirovki/

Какие документы должен принести сотрудник из командировки?

Командировки сотрудников для решения рабочих вопросов постоянное дело и необходимо знать, какие документы они должны предоставить в организацию для оформления поездки.

Рассмотрим разные варианты событий и комплектность документов (вернулся вовремя, задержался, заболел или отправился в отпуск).

К перечисленному списку могут быть добавлены другие необходимые документы, установленными внутренними регламентами.

Общие документы, в случае возвращения сотрудника вовремя

В случае командировки на автобусе, поезде или самолете сотрудник должен предоставить следующие документы:

  1. Авансовый отчет.
  2. Проездные билеты.
  3. Оплаченный счет или квитанцию об оплате в случае оплаты лично, не через расчетный счет организации.

Если работник ездил в командировку на машине за рулем

  1. Авансовый отчет.
  2. Оформленный путевой лист.
  3. Если сотрудник расплачивался за проживание в гостинице наличными деньгами, а через расчетный счет предприятия, то нужна квитанция об оплате или оплаченный счет.
  4. Оформленную служебную записку.

В случае, если сотрудник ездил на машине, но не за рулем, а в качестве пассажира

  1. Авансовый отчет.
  2. Если сотрудник расплачивался за проживание в гостинице наличными деньгами, а через расчетный счет компании, то нужен квитанция об оплате или оплаченный счет.

  3. Оформленную служебную записку.

Помимо указанных выше бумаг компанией может быть установлены дополнительные согласно ее регламентных документов.

При этом от организации необходимо издать приказ о командировке по форме Т-9.

Дополнительные документы в иных случаях (Задержался по уважительной причине, остался на выходные, ушел в отпуск)

Помимо выше перечисленных документов работник должен предоставить дополнительно бумаги, в соответствии с ситуацией.

Работник по уважительной причине задержался в командировке

  • Должен предоставить литок нетрудоспособности (справка о похищенных документах, об отмене рейса и т.п.) или же иные документы, подтверждающие уважительную причину.

Работник остался на выходные дни в командировке

  • Сотруднику необходимо предоставить заявление с визой директора с просьбой остаться на выходные дни.

Компании нужно издать дополнительный приказ о том, что работнику разрешено задержаться в поездке на выходные, если нет соответствующего заявления от сотрудника.

Работник уехал в командировку и остался там в отпуске

  • Заявление от сотрудника с визой директора о том, чтобы остаться в отпуске непосредственно после проведения рабочей поездки.

От компании дополнительно:

  • Приказ об отправлении в отпуск.
  • Если не написано заявление сотрудником, необходимо издать приказ о том, что ему разрешено остаться в отпуске после командировке.

Возможно вам также пригодится следующая информация

Новый порядок командировок с 2015 года.
Суточные в 2016 году.
[us_separator size=”small” thick=”2″ color=”primary”]

Рекомендуем почитать

Источник: https://infportal.ru/kadry/kakie-dokumenty-dolzhen-prinesti-sotrudnik-po-vozvrashheniyu-iz-komandirovki.html

Ссылка на основную публикацию