Командировка 2020: новые правила учета, документы, налоговый и бухучет

Командировка 2020: новые правила учета, документы, налоговый и бухучет

С 2020 года изменился срок хранения документов по бухгалтерскому, кадровому и налоговому учету. Некоторые документы нужно хранить дольше, а некоторые — меньший срок, чем раньше. Редакция журнала «Упрощенка» подготовила таблицу с новыми сроками хранения документов и рассказала подробно про изменения.

Изменения в сроках хранения документов с 2020 года

Росархив уже подготовил документ с новыми сроками хранения всех документов в 2020 года. В нем закреплены существенные изменения по срокам. Теперь документацию в организации придется хранить дольше. Например, сроки хранения налоговых деклараций и счетов-фактур увеличился на целый год.

Обновленные значения сроков хранения документов в 2020 году выглядят следующим образом:

Вид документации Новый срок с 1 января 2020 года Старое значение
Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов 6 лет 5 лет
Переписка с ФНС, в случае, если налогоплательщик не согласен с расчетами инспекторов 6 лет 5 лет
Счета-фактуры 5 лет 4 года
Образцы подписи материально ответственного лица 5 лет Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения, но не менее 5 лет
Реестр сведений о доходах работников, которые работодатель представил в ФНС 5 лет 75 лет
График отпусков 3 года 1 год

Текст изменений Росархива находится на рассмотрении. С проектом можно ознакомиться на официальном сайте по ссылке.

Таблица со сроками хранения всех документов в 2020 году: налоговых, кадровых и бухгалтерских

Если компания не представит контролерам документы, срок хранения которых еще не окончен, то штрафов не избежать. Бухгалтерам важно учитывать новые требования законодательства. Обозначим общие требования к основной категории документации учреждения.

Новые сроки хранения документов с 01.01.2020 года

Категория документации компанииВид документовСрок хранения
Бухгалтерский учет Первичка:

  • кассовые ордера;
  • накладные и акты выполненных работ;
  • деловая переписка;
  • авансовые отчеты;
  • квитанции;
  • табеля;
  • акты о списании имущества, ТМЦ.
Не менее 5 лет, после завершения отчетного года
Регистры бухгалтерского учета:

  • журналы операций;
  • книги учета;
  • учетные карточки;
  • главная книга.
Не менее 5 лет, при условии, что отчетному году была проведена ревизия (проверка)
Документы учетной политики:

  • учетная политика;
  • изменения;
  • дополнения;
  • приложения.
Не менее 5 лет, календарного года, в котором они использовались последний раз
Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:
Месячная отчетность 1 год, при условии, что в компании формируется квартальная и годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно
Квартальная отчетность 5 лет, при условии, что учреждение формирует годовую отчетность. Если нет, то хранить постоянно.
Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
Аудиторские заключения Не менее 5 лет, при условии проведения проверки (ревизии). В отношении годовой отчетности — постоянно.
Налоговый учет Документы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случае Не менее 4 лет
Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам Не менее 6 лет
Счета-фактуры 5 лет
Журнал учета счетов-фактур Не менее 4 лет с момента внесения последней записи в соответствующий журнал
Книги покупок и книги продаж, а также дополнительные листы к ним
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСН В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фонды Документы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносов Не менее 6 лет
Расчет по форме 4-ФСС 5 лет с момента принятия отчетности Фондом
Квитанция о приеме 4-ФСС
Кадровый учет Документы по личному составу организации:
Созданные до 2003 года 75 лет с момента создания
Созданные после 2003 года 50 лет с момента создания
Документация, не вошедшая в состав личных дел по организации Не менее 75 лет
Коллективный договор организации Не менее 10 лет
Штатное расписание Постоянно, в течение всего периода деятельности организации
График отпусков Не менее 3 лет с момента окончания его срока действия
Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года
Документы о премировании сотрудников Не мене пяти лет

Это далеко не весь перечень форм и бланков, которые обязана хранить организация. Скачайте и используйте в работе исчерпывающие требования чиновников к срокам хранения документации.

Программа БухСофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать онлайн

Сколько хранить документы по налогам

Налоговый кодекс устанавливает собственные требования по правилам и сроках хранения документации. Так, бумаги, используемые для ведения налогового учета, следует сохранять не менее 4 календарных лет — п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ.

Однако, требования иных ведомств к срокам иные. Что спровоцировало массу вопросов от пользователей. На что ФНС ответила, что налоговые документ следует хранить 4 года. А остальные, столько, сколько этого требуют нормативные акты и законы. Только вот как разделить документы на бухгалтерские и налоговые не понятно.

Вывод, храните документы налогового учета не менее 4 календарных лет, с момента окончания года, в котором был оформлен/завершен регистр. Если же, формуляр поименован в иных нормативных актах, где сроки хранения больше, то обеспечьте сохранность бланков на указанный период.

Сколько хранить бухгалтерские документы

Норматив по обеспечению сохранности бухгалтерской документации регламентирован в законе № 402-ФЗ. Так статья 29 закрепляет 5-ти летний срок хранения документов бухучета. Но при условии, что по отчетному периоду была проведена ревизия. Если же контрольных мероприятий еще не было, обеспечьте сохранность документации в архиве.

Но и в бухгалтерских формулярах есть исключения. Например, это касается финансовой отчетности. Бухгалтерский баланс и все приложения к нему следует сохранять постоянно, на протяжении всего периода деятельности фирмы. Аналогичное требование действует и в отношении аудиторских заключений, полученных по годовой бухотчетности.

Сколько хранить кадровые документы

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировали еще в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ. Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Так, кадровые формуляры, созданные до 2003 года, следовало сохранять в течение 75 календарных лет. Период сохранности исчислялся с года, следующего за годом создания документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения стали мягче. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, договорах гражданско-правового характера и авторского заказа, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, военные билеты, удостоверения).

Напомним об ответственности

Если компания не будет соблюдать установленные требования в части сроков хранения бумаг, то контролеры вправе применить нормы налоговой ответственности. Так, фирму ждут следующие штрафы (ст. 120 НК РФ):

  1. 10 000 рублей — если налогоплательщик не представит документы налогового и бухгалтерского учета за один налоговый период.
  2. 30 000 рублей — если у налогоплательщика нет бухгалтерских и налоговых документов за несколько налоговых периодов.

Но и это еще не все! Если отсутствие налоговых и бухгалтерских бумаг привело к занижению налогооблагаемой базы, то ФНС выставит штраф в сумме 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 000 рублей.

Не стоит забывать и про нормы административной ответственности. В соответствии со статьей 15.11 санкции предусмотрены в отношении должностных лиц. Сумма наказания варьируется от 2 000 до 3 000 рублей.

Подпишитесь на «Упрощенку» на полгода, а читайте 12 месяцев!

До 9 декабря действует самая выгодная акция при подписке на журнал «Упрощенка» — годовая подписка по цене полугодия. Торопитесь оплатить счет. Подарок за подписку — книга «Упрощенка. Годовой отчет 2019».

9 декабря — последний день акции

Командировка 2020: новые правила учета, документы, налоговый и бухучет

Источник: https://www.26-2.ru/art/355098-novye-sroki-hraneniya-dokumentov

Командировочные расходы в налоговом учете

Командировка 2020: новые правила учета, документы, налоговый и бухучет

К командировочным расходам относятся расходы на проезд работника, расходы по найму жилья, суточные и иные расходы, связанные с командировками. Расходы на командировку учитываются в составе прочих расходов по налогу на прибыль. Однако если командировка была связана с приобретением основного средства или МПЗ, то расходы лучше включить в первоначальную стоимость основного средства (отнести на стоимость МПЗ). Сложностей с учетом командировочных расходов обычно не возникает. Главное, чтобы эти расходы были подтверждены документами. Командировочные расходы не нормируются, то есть учитываются в полном размере. Как правило, эти расходы признаются в том периоде, в котором утвержден авансовый отчет.

К каким расходам в налоговом учете относятся командировочные расходы

Если командировка связана с производством, реализацией, то командировочные расходы относятся в налоговом учете к прочим расходам (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Но если командировка связана с приобретением основного средства, то командировочные расходы безопаснее отнести на его первоначальную стоимость, так как по общему правилу все расходы, связанные с приобретением основных средств (кроме НДС и акцизов), учитываются в их первоначальной стоимости (п. 1 ст. 257 НК РФ).

Точно так же рекомендуем относить командировочные расходы на стоимость материально-производственных запасов, если командировка была связана с их приобретением (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Если вы хотите отнести командировочные расходы, связанные с приобретением основных средств или МПЗ, на прочие расходы, то лучше сначала уточнить этот вопрос в своей налоговой инспекции.

Состав командировочных расходов

К командировочным расходам относятся (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

  • расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные услуги, оказанные в гостинице (есть исключения);
  • суточные;
  • расходы на оформление и выдачу виз, паспортов;
  • другие расходы, перечисленные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В числе дополнительных услуг, которые оказывает гостиница, нельзя учесть (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

  • обслуживание сотрудника в барах и ресторанах;
  • дополнительное обслуживание в номере;
  • пользование рекреационно-оздоровительными объектами, например бассейном, тренажерным залом.

Источник: https://pro-zakon-vsem.ru/komandirovochnye-rashody-v-nalogovom-uchete/

Налоговые и бухгалтерские изменения с 1 января 2020 года

ФНС начнет отслеживать движение товаров, МРОТ снова повысят, транспортные декларации отменят. На одном из специальных режимов больше нельзя будет работать. Узнайте об этих и других изменениях в налоговом законодательстве России с 1 января 2020 года, чтобы подготовиться к ним заранее.

В 2020 году вступят в силу очередные поправки в налоговое законодательство. Это значит, что в новом году бухгалтерам вновь предстоит разбираться в изменившихся правилах работы. Про ключевые налоговые и бухгалтерские изменения с 2020 года читайте далее.

Изменения по НДС с 2020 года

Отслеживание движения товаров. Налоговики с 2020 года начнут следить и за движением товаров. В Налоговом кодексе появится новая глава, которая будет посвящена отслеживанию. Текст проекта уже внесли в Госдуму.

Читайте также:  Нужен ли расчетный счет для ип: зачем открывать, можно ли использовать личный, плюсы и минусы использования и другие нюансы

В проекте — 21 товар по российскому классификатору продукции. Но перечень еще окончательно не утвердили.

В список попали холодильники, детские коляски и автокресла, офисная мебель, автопогрузчики, бульдозеры, стиральные и сушильные машины и т. д.

Инспекторы будут прослеживать движение этих товаров внутри страны с момента ввоза из-за границы. То есть отчитываться о таких товарах будет не только компания, которая их ввезла, но и все конечные покупатели и продавцы.

Новые правила коснутся товаров, которые поступили в Россию из стран ЕАЭС: Армении, Белоруссии, Казахстана, Киргизии. 

У каждого вида товара будет идентификатор. Его компании будут отражать в счете-фактуре. По этому номеру налоговики и будут определять товар. Какие еще появятся к компаний из-за поправки, читайте в статье «Налоговики будут контролировать движение товаров по новым счетам‑фактурам и декларации НДС».

Новое уведомление в ИФНС об остатках товара. У компаний на 1 января 2020 года могут быть остатки отслеживаемых товаров на складах или в магазине. В таком случае в инспекцию по месту учета необходимо подать уведомление об остатках.

То есть когда правительство утвердит список прослеживаемых товаров, компании нужно уведомить налоговиков, если есть товары из списка. Срок — 30 рабочих дней с момента, когда правительство утвердило список. Уведомление нужно будет подать по электронке.

Форму и формат утвердит ФНС.

Товар может выйти из системы отслеживания. Например, если компания продаст его «физику» или за рубеж, начнет использовать для личных нужд, его заберут приставы, продукцию исключат из перечня и т. д. Но актив также может и вернуться в систему. В частности, это произойдет, если «физик» вернет товар.

Новая форма декларации по НДС.  Все счета-фактуры и первичные документы по операциям с прослеживаемыми товарами операторы электронного документооборота будут с 2020 года ежедневно передавать налоговикам. Продавцы и покупатели будут отчитываться о таких операциях ежеквартально. Для этого нужно будет заполнять дополнительный раздел в декларации по НДС.

Новая отчетность по операциям с прослеживаемыми товарами. Компании на спецрежимах и освобожденные от НДС не сдают декларации. Поэтому они будут заполнять специальный отчет об операциях с прослеживаемыми товарами. Форму утвердит ФНС, отчитываться нужно электронно. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом.

См. также: Как НДС возникает, где не ждали

Уведомление о перемещении товаров в/из ЕАЭС. Потребуется сообщать инспекторам, что компания отгрузила прослеживаемый товар в страну ЕАЭС. Для этого не позднее следующего дня после отгрузки нужно подать уведомление.

Форму, порядок заполнения и формат утвердит ФНС. Документ нужно сдавать электронно. Если покупатель из ЕАЭС полностью или частично вернет прослеживаемые товары, потребуется сдать уточненку.

Срок — не позднее следующего дня с даты, когда контрагент вернул товар.

Еще одно уведомление нужно будет подавать, если компания закупает прослеживаемые товары в странах ЕАЭС. На это кодекс отводит пять рабочих дней с даты, когда компания примет товары на учет. На основании уведомления налоговики присвоят товару регистрационный номер и сообщат организации по электронке.

Раздельный учет товаров. По отслеживаемым товарам нужно будет вести отдельный учет. Компаниям запретят сдавать информацию по отслеживаемым товарам вместе с неотслеживаемой продукцией.

Новые счета-фактуры. Форма счета-фактуры изменится. Появятся новые реквизиты для прослеживаемых товаров:

  • регистрационный номер;
  • единица количественного учета;
  • количество товара в единице количественного учета.

Единицу количественного учета также будет утверждать правительство в перечне прослеживаемых товаров.

Компании на спецрежимах и освобожденные от НДС вместо счетов-фактур будут заполнять идентификационный номер в документах на отгрузку и первичке на изменение цены. Эти документы потребуется заполнять по форматам, которые утвердит ФНС. Узнайте,когда дата счета‑фактуры влияет на вычеты НДС.

Обмениваться с контрагентами счетами-фактурами и первичкой на прослеживаемые товары, а также информацией с налоговиками нужно будет только электронно. Потребуется оформить усиленную квалифицированную подпись и заключить договор с оператором электронного документооборота.

Наладить электронную связь с налоговиками нужно в течение 10 рабочих дней с момента, когда компания провела операцию с прослеживаемым товаром.

Причем, даже если компания всего один раз закупила такой товар, она обязана в течение 9 месяцев держать связь с налоговиками по электронке.

Новые штрафы за нарушения в работе с прослеживаемыми товарами. Проект предусматривает новые штрафы по следующим основаниям:

  • Несдача декларации или отчета — 5 % от цены прослеживаемых товаров, минимум — 5000 рублей.
  • Неотражение товаров или ошибки в счетах-фактурах или документах на отгрузку — 10 % от цены товара, минимум 1000 рублей за каждый документ.
  • Непредставление первичных документов и счетов-фактур по запросу налоговиков — 1000 рублей за каждый документ.
  • Несдача уточненки по запросу инспекторов — 10% от цены товаров, минимум — 5000 рублей.

Изменения по страховым взносам с 2020 года

Новая предельная база. Минфин предлагает увеличить лимит по пенсионным взносам до 1,292 млн руб. В этом году показатель равен 1,15 млн руб. (постановление Правительства от 28.11.2018 № 1426).

Предельные величины по взносам на материнство также увеличатся — они станут равны 912 тыс. руб. Сейчас этот показатель составляет 865 тыс. руб.

Пока вознаграждения в пользу сотрудника не превысят эту сумму, начислять взносы надо по тарифу 2,9 процента для российских работников и 1,8 процента для иностранцев (п. 2 ст. 425 НК).

С выплаты, которая превысила лимит, пенсионные взносы надо считать по ставке 10 процентов. Взносы на материнство после пороговой суммы вообще не начисляют (п. 2 ст. 425 НК). Если компания или предприниматель платит взносы по пониженным тарифам, то, как только доходы сотрудника превысят лимит, взносы в ПФР начислять не надо (письмо Минфина от 13.08.2019 № 03-15-06/61097).

Коллеги спрашивают, с каких выплат начислить взносы, а с каких нет. УНП собрала разъяснения Минфина, которые помогут правильно рассчитаться с бюджетом и сэкономить деньги компании.

Когда не нужно начислять взносы 

Новый вид обязательного страхования. Организации будут платить страховые взносы на случай банкротства. Тариф будет единым для всех компаний – 0,02 процента. Проект, разработанный сенатором, уже поступил в Госдуму (asozd2.duma.

gov.ru, № 1012488-6.) Разработчик утверждает, что общий тариф взносов для компаний не изменится, но это не так. В итоге общий тариф поднимется до 30,02 процента. Инициативу хотели ввести еще в 2014 году, но в итоге отложили.

Изменения по налогу на прибыль с 2020 года 

Новая форма отчетности по налогу на прибыль. Хотя форма действительно будет обновленной, фактически для компаний ничего не изменится. Поправки потребовались для того, чтобы привести форму в соответствие с действующим законодательством. То есть, они носят технический характер. Проект приказа ФНС есть на regulation.gov.ru под номером 88846.

Бессрочная нулевая ставка. Для образовательных и медицинских учреждений нулевую ставку налога на прибыль хотят сделать бессрочной. Изначально ставку в 0 процентов хотели отменить с 2020 года (ст. 5 Федерального закона от 28.12.2010 № 395-ФЗ). Но в итоге Минфин поменял свое решение.

Важная информация: Инспекторы по‑новому сверят вашу бухгалтерскую отчетность с налоговой

Изменение МРОТ и прожиточного минимума с 2020 года

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/52425-izmeneniya-v-nalogovom-zakonodatelstve-s-1-yanvarya-2020

Бухучет-2020 или за что поблагодарить Минфин и чему поучиться у ФНС

Весь 2019 год законодатели «радовали» нас своей активностью, результат которой — масштабное количество поправок, затронувших не только налоги и бухучет, но и многое другое: работу с персональными данными, воинский учет и т. д. Изрядно поднапрячься придется всем: руководителям, бухгалтерам, кадровикам и даже рядовым сотрудникам.

Учитывая, что вникнуть во все это нужно до начала подготовки первых годовых отчетов, становится жутковато ─ изменений во всех сферах не просто много, а катастрофически огромное количество…

Но паниковать не будем! Ознакомьтесь с этой статьей — и вы сможете решить эту нелегкую задачу.

4 вида бухгалтерских изменений с 2020 года

Несмотря на то, что по сравнению с налоговыми поправками, вступающими в силу с 2020 года, бухгалтерские новшества несколько скромнее, головной боли хватит на всех с лихвой. Кратко они выглядят так:

  1. Изменение бланков бухгалтерской отчетности.
  2. Новые правила отдельных ПБУ.
  3. Обновленный регламент представления бухгалтерской отчетности.
  4. Принципиальные изменения в бухгалтерском документообороте и порядке хранения документов.

Причем каждый из этих пунктов требует детальной расшифровки, которую мы представим на нашем ноябрьском семинаре (его подробную программу смотрите в конце статьи).

Если своевременно не начать применять новые правила и отчетные бланки, наказание неминуемо! Кстати, привлекать бухгалтеров к административной ответственности за нарушения в учете будут тоже по новым правилам ─ и об этом тоже пойдет речь на семинаре.

За что сказать Минфину «спасибо»?

Не так часто возникает желание поблагодарить за что-то Минфин. Его разъяснения и нововведения нередко не облегчают работу бухгалтера, а, скорее, наоборот. Но сейчас повод для благодарности действительно появился.

Минфиновцы дали всем бухгалтерам немножечко вздохнуть, пересмотрев первоначальные планы по разработке федеральных стандартов бухучета (Приказ Минфина РФ от 05.06.2019 N 83н).

Благодаря этому перенесены на более поздние сроки даты вступления в силу целого ряда стандартов.

К примеру, ФСБУ «Запасы» планировалось ввести в действие уже в 2019 году, но срок его принятия значительно отодвинут: на 2021 год.

Неважно, по какой причине сроки сдвинули, радует другое ─ пока бухгалтерское сообщество получило временную передышку и может не обременять себя изучением целого ряда новых ФСБУ. А ведь кроме бухгалтерских поправок нам успеть бы разобраться с налоговыми, кадровыми и прочими нововведениями, которых вагон и маленькая тележка.

На этом благодарности закончились: поводов для беспокойства Минфин все-таки добавил. К примеру, если вы не ведете учет аренды по правилам МСФО, то, по мнению чиновников, новый ФСБУ 25/2018 «Аренда» уже сейчас нужно применять. Хотя, официально это должно произойти намного позже ─ начиная с отчетности за 2022 год.

Почему Минфин настаивает на этом? Как безболезненно перейти на новый стандарт? Когда же на самом деле становится обязательным применение ФСБУ 25/2018 и можно ли пару лет прожить без него? А может быть вообще не учитывать его нормы?

Обо всем этом вы сможете узнать на семинаре, который пройдет совсем скоро (дату его проведения мы сообщим в конце статьи). На семинаре мы вам расскажем и о других важных изменениях, внесенных в последнее время в действующие ПБУ — их нужно применять уже с 01.01.2020.

Читайте также:  Виза в румынию в 2020 году: нужна ли, правила оформления для россиян и других иностранцев

Чему поучиться у налоговиков

Согласитесь, обычно мы берем на вооружение опыт налоговых органов выборочно ─ все-таки у нас разные сферы интересов, свои инструменты и способы достижения поставленных целей. Но, как оказалось, у ФНС можно поучиться предприимчивости — делать деньги практически из воздуха. Как вам такой трюк?

Источник: https://BuhExpert8.ru/1s-buhgalteriya/glavnaya-1s-buhgalteriya/goryachie-temy-po-1s-buhgalterii/buhuchet-2020-ili-za-chto-poblagodarit-minfin-i-chemu-pouchitsya-u-fns.html

Учет командировочных расходов: документы, налоговый и бухучет

У многих организаций возникает необходимость отправить своего работника в командировку, это может быть командировка в пределах страны либо за границу, длительная или не очень.

Независимо от вида командировки необходимо правильно её оформить, заполнить все командировочные документы, в бухгалтерском учете совершить необходимые проводки, правильно учесть командировочные расходы в целях налогообложения.

Разберемся, как оформить командировку, и какие необходимо заполнить документы.

Командировка — это отъезд работника из организации для выполнения служебного задания за пределы населенного пункта, в котором располагается данная организация. Продолжительность командировки может быть от одного дня и более, это зависит от сложности поручения, его объема и других особенностей. Длительность командировки никакими документами не ограничивается.

Первым днем командировки считается день отъезда из места постоянной работы (до 00.00 по местному времени), последний день — день прибытия в место постоянной работы.

Ст.167 Трудового кодекса РФ гарантирует сотруднику, направленному в командировку:

  • сохранение за ним должности;
  • выплату работнику за время командировки его среднего заработка;
  • возмещение работнику всех командировочных расходов.

Командировочные документы

  1. Приказ на командировку — направление сотрудника в командировку оформляется данным приказом, существуют унифицированные бланки: форма Т9 для одного сотрудника, форма Т9а для группы сотрудников. Скачать эти формы можно здесь, там же вы найдете образец заполнения приказа на командировку.

  2. Авансовый отчет АО-1 — данный документ сдается работником по приезду из командировки и содержит информацию о потраченных им суммах (командировочных расходов) с подтверждающими факт затраты документами. Предъявить авансовый отчет работник обязан в течении 3-х дней с момента возвращения.

    Скачать бланк АО-1 можно в статье: Образец заполнения авансового отчета АО-1.

  3. Командировочное удостоверение — сдается также при возвращении из командировки вместе с авансовым отчетом, данным документом работник подтверждает факт нахождения по месту назначения, он содержит подписи и печати организаций, в которых работник побывал.

    Удостоверение имеет унифицированную форму Т-10, скачать его можно здесь.

Также в качестве командировочных документов может выступать отчет о командировке, составленный работником по его возвращении, а также служебное задание, составленное руководителем подразделения.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Авансовый отчет является обязательным документом при оформлении командировки, к нему прилагаются также документы, подтверждающие произведенные расходы. При неправильном и ненадлежащем оформлении авансового отчета затраты нельзя будет принять к учету в качестве командировочных расходов и, соответственно, впоследствии нельзя учитывать при определении налоговой базы при налогообложении.

Приказ на командировку, служебное задание, отчет о командировке — это внутренние документы, они не обязательны для признания понесенных командировочных затрат.

Учет командировочных расходов

Порядок оформления командировки регламентируется ТК РФ, НК РФ, также действуют другие подзаконные акты и документы, в частности, Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки.

Работодатель возмещает работнику расходы, произведенные им в процессе выполнения порученного ему задания, к этим расходам относятся, так называемые, суточные (фиксированная величина денежных средств в сутки, которые выплачиваются в связи с проживанием вне постоянного места жительства и компенсируют дополнительные расходы, связанные с командировкой), а также все прочие расходы, произведенные работником и подтвержденные соответствующими документами (оплата проживания, транспортные расходы и прочие расходы, разрешенные работодателем). Об этом гласит ст.168 ТК РФ.

  • Порядок и размер возмещения командировочных расходов регулируется либо коллективным договором, либо другим локальным нормативным актом.
  • При направлении сотрудника в командировку ему выдается авансом определенная сумма денег, при возвращении сотрудник предоставляет авансовый отчет о реально потраченных суммах с подтверждающими документами, остаток аванса сдается в кассу, если же была потрачена сумма свыше выданного аванса, то сотруднику доплачиваются денежные средства, потраченные сверх выданного аванса.
  • Принять к учету командировочные затраты можно только при наличии подтверждающих документов.

Суточные: в качестве подтверждающего документа выступает командировочное удостоверение.

Фактический размер суточных, которые организация будет выплачивать, определяется локальными актами организации или коллективным договором, их минимальная и максимальная величина не ограничена и устанавливается организацией самостоятельно. Суточные НДФЛ не облагаются в пределах допустимых норм. Допустимые нормы – 700 руб.

в сутки для командировок по России и 2500 руб. в сутки для командировок за границу. Если организация своим внутренним локальным актом устанавливает суточные свыше указанных предельных величин, то величина свыше 700 и 2500 руб. облагается НДФЛ.

Стоит отметить, что в п.11 Положения об особенностях направления в командировку оговорено, что если сотрудник по какой-либо причине имеет возможность каждый день возвращаться в место своего жительства, то суточные ему не выплачиваются.

Командировочные расходы на транспорт: сюда включаются оплата проезда на общественном транспорте и такси до места посадки для отбытия в командировку, непосредственно сам проезд до назначенного места и обратно, и расходы на общественный транспорт в месте командировки.

Также минфином предусмотрена возможность учитывать в качестве затрат на командировку и аренду транспорта для перемещения до места командировки, в месте командировки и обратно.

Подтверждающими документами здесь выступают билеты, проездные документы, в случае аренды транспорта — договор аренды и документы, подтверждающие факт оплаты наличными или безналичными.

Командировочные расходы на проживание: если оплата гостиницы происходит безналичными, то в качестве подтверждающих документов выступает акт, счет-фактура, гостиничный чек, если наличными, то гостиничный чек и фискальный чек.

В случае, если номер бронируется заранее, и эта услуга платная, то стоимость брони также включается в командировочные расходы.

Дополнительные же услуги гостиницы, связанные с обслуживанием номера, питанием в ресторане, оздоровительными процедурами, которыми воспользовался командируемый, в качестве затрат на командировку не учитываются (сауна, спортзал, бассейн, обслуживание номера, услуги носильщика и прочее).

Если же для проживания снимается жилое помещение, квартира, то подтверждающим документом может выступить составленный договор аренды, в котором оговорена стоимость всех услуг по проживанию, а также все документы, подтверждающие оплату.

Проводки по учету командировочных расходов можно посмотреть в этой статье.

Налоговый учет командировочных расходов

Согласно НК РФ в налоговом учете командировочные расходы отражаются в составе прочих расходов (ст.253 НК РФ). Эти расходы признаются в том отчетном периоде, в котором была командировка. Датой подтверждения командировочных расходов признается дата авансового отчета.

На сумму командировочных расходов может быть уменьшена налоговая база при расчете налога на прибыль.

Расходы, которые могут быть учтены для целей налогообложения (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ):

  • транспортные расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • расходы на проживание (оплата гостиницы или аренда жилого помещения);
  • суточные;
  • оформление выдачи виз, паспортов и прочих подобных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита и другие аналогичные сборы.

Дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных заведений (бассейн, спортзал, сауна) в качестве командировочных расходов не признаются и не уменьшаются налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Командировочные расходы и НДС

Для того, чтобы направить НДС к вычету, нужно, чтобы этот НДС был выделен отдельной строкой в подтверждающих документах: в счетах-фактурах и документах, подтверждающих уплату, и документах строгой отчетности.

Источник: https://online-buhuchet.ru/uchet-i-oformlenie-komandirovochnyx-rasxodov-v-2013-godu/

Учет командировочных расходов в 2019 году — расчет и оформление

В связи с очередными нововведениями, учет командировочных расходов изменился. И хотя изменения эти незначительны, бухгалтеру придется их учитывать при заполнении документов.

Расчет и оформление

Отправка сотрудников в другие города с важными поручениями – это довольно частое явление на предприятиях. Такие поездки называются командировками.

Средства, выделяемые на такие поездки должны фиксироваться в бухгалтерском учете особым образом.

Работодатель оплачивает пребывание сотрудника в другом городе или государстве, в соответствии с принятым в РФ трудовым законодательством. При этом за работником сохраняется средний заработок и должность.

Выдача денег осуществляется, чаще всего, через кассу предприятия. При этом сумма рассчитывается и выдается заранее, то есть до отъезда сотрудника. Для этого бухгалтер производит расчеты на основании приказа и письменного решения руководителя о направлении сотрудника в командировку. По возвращению, он обязан будет предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.

Как бухгалтеру рассчитать сумму аванса для выдачи его подотчетному лицу? Ниже приведен список того, что следует учитывать при выдаче аванса и составлении авансового отчета:

  • сумма транспортных расходов, до места назначения и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице или хостеле;
  • деньги на питание (суточные);
  • средства на прочие расходы, разрешенные работодателем.

Сумма, выдаваемая в качестве суточных, не зависит от расходов на транспорт и жилье и учитывается отдельно. В 2017 году размер не облагаемых налогом суточных составляет не более 700 рублей по РФ и 2,5 тыс. рублей при командировках за рубеж. Если они превышают указанную сумму, с них вычитается налог (НДФЛ).

Средства выплачиваются как за будничные, так и за выходные дни. Также оплачиваются праздничные и дни вынужденной задержки в пути. После возвращения, работник должен отчитаться в течение 3 дней в бухгалтерии за потраченные суммы. На основании представленных документов формируется отчет.

  Бухгалтерский аутсорсинг в 2019 году

В 2017 году отпала необходимость делать командировочное удостоверение и служебное задание сотруднику. Однако, с целью подстраховки, многие предприниматели продолжают их выдавать сотрудникам, чтобы не иметь лишний раз проблем с налоговыми службами.

К тому же нередко такие сотрудники используют для поездок личный транспорт, что делает невозможным точно определить дату отправки и прибытия. Даже проездные документы или служебная записка не будет в этом случае весомым оправдательным документом.

Поэтому, для многих предпринимателей эта возможность попросту неосуществима.

Учет расходов по загранкомандировкам

По своей сути, учет расходов на рабочую загранпоездку мало чем отличается, от такой же поездки, но только по России. Но все же она имеет некоторые особенности, которые следует учитывать. Они касаются, в первую очередь, расходов на оформление виз и загранпаспорта, а также обмена отечественной валюты на иностранную.

Если сотрудник приобрел валюту за рубежом, он обязан представить документы, подтверждающие факт обмена. При отсутствии этих документов, бухгалтер производит перерасчет в соответствии с курсом Центрального банка на дату совершения сделки. Все первичные документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский.

Суточные рассчитываются исходя из даты выбытия из страны отправленного сотрудника, указанной в паспорте, и прибытия его в Россию.

После возвращения, сотрудник обязан предоставить отчет. Все потраченные в иностранной валюте средства пересчитываются по курсу на дату, указанную в отчетном документе и указываются в отчете в рублях.

Учет при упрощенной системе налогообложения

При такой системе, командировочные расходы учитываются точно также, как и при обычной системе налогообложения. После возмещения, понесенных таким работником расходов, предприятие может уменьшить сумму налогооблагаемой прибыли.

Но эти расходы должны быть обоснованы и подтверждены документально. Так как при УСН предприятие использует кассовый метод начисления, то дата утверждения авансового отчета считается днем, в котором должны учитываться произведенные расходы.

В командировку может быть направлен как работник организации, так и работник ИП. Однако, считается, что индивидуальный предприниматель не может быть работодателем и работником сам для себя. Это значит, что отправить себя в командировку он, по определению, не может.

Документальное оформление командировочных расходов

Авансовый отчет составляется с использованием бланка строгой отчетности АО-1. В документе указываются суммы, выданные под отчет и полученные в кассу после прибытия сотрудника на предприятие.

В авансовый отчет, к форме АО-1 также прилагаются оправдательные документы: путевой лист, чеки, квитанции, билеты за проезд.

То есть, все сделки, совершенные сотрудником во время рабочей поездки, на которые расходовались выданные средства, должны быть задокументированы.

Не стоит забывать, что расходы за жилье также должны быть документально оформлены, хотя бы договором или распиской об аренде жилого помещения, с указанной в нем суммой оплаты. При проверке учитываются только фактически выданные средства и оплаченные товары и услуги.

Командировочные расходы, как и любые другие, уменьшают налогооблагаемую базу. Так как их не так просто выявить налоговым службам, те очень внимательно следят за этой статьей расходов. Поэтому бухгалтеру нужно быть особенно щепетильным к предоставляемым работником оправдательным документов и составлению авансового отчета.

Источник: https://BiznesZakon.ru/buhgalteriya/uchet-komandirovochnyh-rashodov

Учет командировочных расходов в 2019 году

Расходы по командировке мало возместить работнику, их нужно правильно учесть. Как нужно учитывать в бухгалтерском и налоговом учете командировочные расходы, проводки и особенности разнесения, а также различные, связанные с этим ситуации, мы собрали в этой статье.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Авансовый отчет командированного сотрудника принят, компенсация выплачена, приказы написаны. Казалось бы, порядок в документах.

Но не совсем, ведь все эти операции с командировочными расходами обязательно должны быть отображены в бухгалтерских и налоговых учетных документах.

То есть бухгалтер должен сделать все необходимые проводки по счетам и отнести каждую сумму на ее законное место. Рассмотрим учет командировочных расходов в 2019 году на одном простом примере из жизни ООО «Весна».

Итак, приказом руководителя в командировку из города Санкт-Петербурга в город Москву был отправлен специалист отдела продаж Марат Сергеевич Кошкин для налаживания договорных отношений с ООО «Осень». Срок командировки — 5 дней с учетом времени на дорогу. Пока командированный сотрудник приступил к выполнению своей миссии, у бухгалтера тоже началась работа.

Выдан аванс на командировочные расходы: проводка в бухучете

Конечно, без денег работник никуда ехать не может. Поэтому первым делом он должен получить в кассе аванс для оплаты всех затрат, в числе которых:

  • стоимость билетов на проезд;
  • стоимость проживания из расчета четверо суток в гостинице;
  • суточные.

Поскольку никаких оправдательных документов пока, естественно, нет, то это именно выдача денег подотчет в сумме 30 000 рублей. После того как кассир выдал их на руки, бухгалтер должен сделать такую проводку:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» 30 000.

Но если деньги выданы не наличными, а перечислены на банковскую карту прямо со счета организации? Так сейчас поступают чаще всего, и проводка в этом случае будет выглядеть так:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 51 «Расчетный счет» 30 000.

Кстати, если сотрудник уже уехал и ему не хватило денег по причине продления срока служебной поездки или возникновения непредвиденных расходов, работодатель должен перечислить ему дополнительный аванс.Ведь тратить собственные средства командированный сотрудник не должен. Проводка в этом случае не изменится.

Итак, работник находится в поездке, тратит подотчетные средства, и в этот период бухгалтер эти операции никак не учитывает. Но вот в течение трех дней по возвращению на работу Марат Кошкин должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет.

Как только этот документ будет сдан, нужно будет сделать много проводок.

Списаны командировочные расходы: проводка

Счет из плана счетов бухучета, на который будут отнесены затраты по служебной поездке, зависит от ее цели и направления деятельности организации. В нашем примере ООО «Весна» занимается торговлей и Марат Кошкин направлен для продвижения товаров. Поэтому, когда он отчитается о тратах, бухгалтер сделает следующую проводку:

Дт 44 Кт 71.

Если бы речь шла о выполнении работ по заданию заказчика, счет 71 корреспондировался бы со счетом 20, а если командированный сотрудник получил задание приобрести для фирмы имущество, то по дебету бы стоял счет 08.

Но на эти счета нужно отнести не всю сумму расходов, ведь в составе цены билетов, а также стоимости проживания содержится НДС, который необходимо учитывать отдельно.

Для отнесения налога применяется такая проводка:

Дт 19 Кт 71.

Если при этом полученный НДС нужно учесть в составе вычета, то будет совершена следующая запись:

Дт 68 «Расчеты по НДС» Кт 19.

Следует помнить, что на дебет соответствующего счета относятся все расходы, включая суточные. Если работник отчитался за сумму денег большую, чем ему была выдана подотчет, то ему необходимо возместить разницу. Если было выдано из кассы на командировочные расходы, проводка выглядит так:

Дт 71 Кт 50.

Разницы между учетом возврата командировочных расходов и записью о выданном авансе нет никакой, потому что нужно перекрыть именно расчеты с подотчетными лицами. Если использовался для перечисления безналичный вариант, то корреспондироваться счет 71 будет с кредитом 51.

Командировочные расходы: проводки для возврата средств

Может возникнуть и противоположная ситуация. Например, Кошкин получил на руки 30 000 рублей, а потратил всего 26 800. Значит, остаток в сумме 3200 он должен вернуть работодателю. Как учесть эту сумму, зависит от способа возврата, их может быть три:

  • Дт 70 «Заработная плата» Кт 71 — если задолженность будет удержана из зарплаты;
  • Дт 50 Кт 71 — если возврат будет проведен через кассу;
  • Дт 51 Кт 71 — при возврате средств в банк безналичным способом.

Обратите внимание, что удержать подотчетные командировочные средства из зарплаты можно только с согласия человека и только, если с момента возникновения задолженности прошло не более одного месяца.

Проводки по командировочным расходам в бюджете

В нашем примере мы рассматривали коммерческую организацию, но если работодатель является бюджетным учреждением, учет необходимо осуществлять немного иначе. Там действуют другие требования, поэтому и учет осуществляется на другие счета:

  1. Выдан аванс: Дт 0.208.12.000 Кт 0.201.34.000.
  2. Списаны затраты (суточные, проезд, проживание) на основании авансового отчета: Дт 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) Кт 0.208.12.000.
  3. Возвращены неизрасходованные средства: Дт 0.201.34.000 Кт 0.208.12.000.

При выдаче денег подотчет происходит увеличение забалансового счета 18 (КВР 112), а при возврате — его уменьшение.

Источник: https://ppt.ru/news/141295

Ссылка на основную публикацию