Меню Закрыть

Спецодежда при увольнении работника проводки

Возврат спецодежды при увольнении

При увольнении сотрудник обязан вернуть на склад организации. Организация вправе списать раньше установленного для нее срока только в том случае, если она не пригодна для дальнейшего использования. Других оснований для списания одежды нет. При списании спецодежды ранее установленного срока сделайте проводки:

Дебет 94 Кредит 01 (10)– списана спецодежда с учета по остаточной стоимости; Дебет 91-2 Кредит 94 – отражена в составе прочих расходов списанная.

Спецоснастка – особый вид материальных ценностей, списывать которые, при передаче в эксплуатацию необходимо в определенном порядке. Более привычное для них название – быстроизнашивающиеся и малоценные предметы.

Давайте конкретнее рассмотрим, как оформить операции по передвижению спецоснастки и спецодежды с помощью новой 1С Бухгалтерия 3.0. Рассмотрим, как оформляются операции по движению спецодежды.

Для добавления номенклатуры в сам документ необходимо ввести новый компонент справочника «Номенклатура» в группу «Спецоснастка», либо «Спецодежда» (все зависит от того, что приобретается).

Выдаем рабочим спецодежду, к примеру срок эксплуатации 12 мес. По истечении 4 мес. работник увольняется. Спец одежда сдается на склад? Как быть, если фактически она не пригодна к дальнейшей эксплуатации?

Если сотрудник не вернет, ее стоимость можно удержать из его зарплаты. Так же можно поступить и в том случае, если сотрудник по своей вине испортит или потеряет спецодежду.

Правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены Постановлением Минтруда России от 18 декабря 1998 г.

N 51. Перечни профессий, по которым работодатель обязан выдавать, ее наименование и сроки, на которые она выдается, утверждены Постановлениями Минтруда России от 16.12.1997 N 63, от 25.12.1997 N 66, от 29.12.1997 N 68 и от 30.12.1997 N 69.

К сведению! Специальная одежда — средства индивидуальной защиты работников организации.

Вся спецодежда выдается по нормам.

Нормы износа спецодежды. Такие нормы организации могут устанавливать как самостоятельно, исходя из разумной потребности в спецодежде. так и на основании отраслевых норм бесплатной выдачи.

Принимаем на 10-10 Специальная оснастка и специальная одежда на складе ; выдали сотруднику — на счет 10-11 Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.

С 2003 года введены новые правила бухгалтерского учета. Они приведены в Методических указаниях по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды. Документ утвержден приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н и обнародован в середине февраля. Нововведения финансового ведомства привели к расхождению в нормах налогового и бухгалтерского учета спецодежды.

Спецодежда — это средства индивидуальной защиты работников, выполняющих вредные, опасные и грязные виды работ, а также осуществляющих работы в особых температурных условиях.

обычно списывается сразу – при выдаче работникам. А если, проработав полгода, человек увольняется? Должен ли он ее сдавать или нужно удержать из зарплаты часть стоимости? А что потом делать с бывшей в употреблении одеждой? Ответы – в нашей статье.

Спецодежда предназначена для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и опасных производственных факторов и защиты от загрязнения.

– Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г.

Соблюдение норм охраны труда на предприятии обязывает нанимателя обеспечивать работников, специальной обувью, оснасткой, средствами защиты (коллективной и индивидуальной).

Обязанность нанимателя в данном вопросе закреплена в Трудовом кодексе РФ. Общий порядок для выдачи прописан в статье 221, проанализировав которую, можно придти к следующим выводам:

Между тем Трудовой кодекс ссылается на типовые нормы по обеспечению работников.

Основания для списания спецодежды при увольнении работника

Вопрос: Каков порядок списания спецодежды при увольнении работника в бухгалтерском учете? Какие могут быть основания для ее списания, если срок носки не истек?

Ответ: Списать спецодежду при увольнении работника можно, в частности, при ее моральном и физическом износе.

Если инвентаризационная комиссия установит, что спецодежда изношена и непригодна для дальнейшего использования, не учтенную в расходах стоимость можно единовременно списать на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или субсчет 91-2 «Прочие расходы».

Обоснование: Специальная одежда, выданная работникам, является собственностью организации и подлежит возврату при увольнении, учитывается в составе материалов (п. п.

13, 64 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденных Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н (далее — Методические указания)).

Стоимость специальной одежды погашается (с учетом особенностей, изложенных в п. 21 Методических указаний) линейным способом исходя из сроков полезного использования (п. 26 Методических указаний).

Допускается производить единовременное списание стоимости специальной одежды, срок эксплуатации которой согласно нормам выдачи не превышает 12 месяцев (п. 21 Методических указаний), — это не обязанность, а право.

Сроки использования утверждены типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты (см., например, Приказ Минтруда России от 09.12.2014 N 997н «Об утверждении Типовых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением» (зарегистрировано в Минюсте России 26.02.2015 N 36213)).

Если стоимость одной единицы спецодежды более 40 000 руб. (или иного лимита, установленного организацией) и срок ее службы превышает 12 месяцев, то спецодежда соответствует признакам основных средств (п. п. 4, 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н), расходы на ее приобретение, по мнению Минфина России, могут списываться через амортизацию (Письмо Минфина России от 12.05.2003 N 16-00-14/159). Выбранный способ учета спецодежды организация закрепляет в своей учетной политике (п. 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).

При возврате работником при увольнении на склад спецодежды, стоимость которой не полностью перенесена на расходы, погашение ее стоимости приостанавливается, поскольку погашается стоимость только той спецодежды, что находится в эксплуатации (п. 27 Методических указаний).

Списание спецодежды имеет место (п. п. 30, 31 Методических указаний), в частности, при ее моральном и физическом износе.

Если инвентаризационная комиссия установит, что спецодежда, в том числе возвращенная работником при увольнении, изношена и непригодна для дальнейшего использования, не учтенную в расходах стоимость можно единовременно списать на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или субсчет 91-2 «Прочие расходы».

Нарушение порядка списания СИЗ может быть признано грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и повлечь административную ответственность по ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

И.А. Васильев
Советник государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.

Возврат спецодежды при увольнении работника проводки бюджет

Приказ Минсельхоза РФ от 20.01.2005 N 5 «Об утверждении Методических рекомендаций по бухгалтерскому и налоговому учету материально-производственных запасов в хлебоприемных и зерноперерабатывающих организациях» 498. Спецодежда — это средства индивидуальной защиты работников, выполняющих вредные, опасные и грязные виды работ, а также осуществляющих работы в особых температурных условиях. Эти средства предназначены для защиты работника от повреждений и от воздействия вредных веществ. В состав спецодежды входят: рабочая одежда (халаты, комбинезоны, куртки, брюки, телогрейки, перчатки), обувь (валенки, сапоги, ботинки, калоши), головные уборы (каски, шлемы, противогазы, респираторы, защитные очки, предохранительные пояса и т.п.).

499. Заключая индивидуальный трудовой договор с работником, работодатель должен ознакомиться с правилами и нормами выдачи спецодежды. Условия об обеспечении работников спецодеждой могут быть закреплены и в коллективном трудовом договоре. 500. Каждую операцию по движению спецодежды (приобретение, изготовление, оприходование на склад, выдачу работникам, возврат, обмен) следует оформлять первичными документами.

501. Передача спецодежды из цеха-изготовителя на склад оформляется накладной (типовая форма М-15 ) или требованием-накладной (типовая форма М-11 ). Накладная составляется в трех экземплярах: один остается в цехе, другой передается на склад, а третий — в бухгалтерию.

502. Специальная одежда, обувь и прочие защитные приспособления отпускаются работникам на основании лимитно-заборных карт (типовая форма М-8 ), накладных (типовая форма М-15 ) или требований-накладных (типовая форма М-11 ).

Кроме этого, выдача спецодежды сопровождается соответствующими записями в личных карточках работников. Форма личной карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты утверждена Постановлением Минтруда России от 18.12.98 N 51.

В ней указываются: наименование средства индивидуальной защиты, дата выдачи, процент годности на момент выдачи, срок носки, стоимость спецодежды.

503. Выданная спецодежда является собственностью организации и подлежит возврату. Спецодежда возвращается на склад по окончании срока носки, при увольнении работника, при его переводе на другой участок работы, где выданная спецодежда не требуется. Возврат спецодежды оформляется соответствующими пометками в личной карточке работника.

504. Спецодежда может выдаваться не только в личное, но и в коллективное пользование.

Это так называемая дежурная спецодежда.

Она выдается на время выполнения определенных работ либо закрепляется за отдельными рабочими местами и передается от смены к смене. Дежурная спецодежда выдается под расписку ответственному лицу и учитывается в специальных карточках с пометкой «Дежурная». 505. Спецодежда принимается к бухгалтерскому учету по фактической стоимости, которая складывается из суммы фактических затрат на ее приобретение (изготовление).

Оприходование спецодежды на склад отражается в учете записью: 506.

Если организация использует спецодежду собственного производства, расходы по ее изготовлению сначала группируются на счетах учета производственных затрат. Затем, когда спецодежда будет изготовлена, проводится калькуляция ее фактической себестоимости с учетом прямых и косвенных затрат. Готовая спецодежда приходуется на склад на основании Акта выполненных работ.

Бухгалтерский учет изготовленной спецодежды будет отражен проводками: 507.

Спецодежда, поступившая на склад, выдается работникам согласно нормам и внутренним распоряжениям руководства организации. Учет выданной спецодежды ведется по ее фактической стоимости.

Выдача спецодежды отражается внутренней проводкой по счету 10: 508.

Бухгалтер должен организовать надлежащий аналитический учет спецодежды, переданной в эксплуатацию. К примеру, можно составлять оборотные ведомости.

В них следует указывать наименование, количество и фактическую стоимость выданной спецодежды, дату поступления в эксплуатацию и дату возврата, цеха и подразделения, где используется спецодежда, материально ответственных лиц. Способ единовременного списания можно применять в отношении спецодежды, срок использования которой по нормам выдачи не превышает 12 месяцев. При данном способе стоимость спецодежды полностью списывается на затраты в момент отпуска ее в эксплуатацию.

Линейный способ используется для списания стоимости спецодежды со сроком эксплуатации более года. При таком способе стоимость предметов спецодежды погашается равномерно в течение срока их полезного использования, предусмотренного в типовых отраслевых нормах. 510. Стоимость спецодежды со сроком нормативного использования больше года списывается в организации линейным способом.

В бухгалтерском учете делают запись: Примечание: В налоговом учете списание стоимости спецодежды проводится иначе.

Спецодежда стоимостью ниже 10 000 руб. и со сроком полезного использования менее года включается в состав материальных расходов.

Затраты на ее приобретение признаются косвенными расходами и подлежат единовременному списанию в момент ее выдачи работникам (п. 2 ст. 318 НК РФ). Спецодежда стоимостью выше 10 000 руб.

и со сроком службы более 12 месяцев попадает в состав амортизируемого имущества.

Ее стоимость погашается путем амортизации, которая исчисляется одним из двух методов — линейным или нелинейным (п. 1 ст. 259 НК РФ). 512. По истечении срока носки работники возвращают спецодежду на склад. В бухгалтерском учете записи не делают.

Пометки о возврате изношенной спецодежды делают в аналитических оборотных ведомостях, в складских документах и личных карточках работников. 513.

Удержание за спецодежду при увольнении законно?

При расторжении трудового договора обязанность расчета возлагается не только на работодателя, но и на работника. Если в организации применяется спецодежда, то увольняющийся сотрудник должен вернуть ее в обязательном порядке, т.к. она является имуществом предприятия.

Часто бывает так, что срок службы спецодежды при увольнении работника подходит к концу, но он возвращать ее не собирается, а отдавать ее новому сотруднику, прибывшему на его место, просто нет смысла, т.к. через несколько недель ее все равно придется менять.

Увольняющиеся пользуются этим и оставляют форму себе для собственных нужд, однако даже если до окончания срока носки остается один день, он должен передать ее ответственному лицу, заполнив надлежащие документы.

  1. Утепленные брюки и куртки – 3, а зимние сапоги – 4 года.
  2. Одежда без мембранных вставок, с подкладкой – 2 года, обувь – 2,5 года.
  3. Полушубки – 4 года, меховые рукавицы – 2 года.
  4. Демисезонные сапоги – 3 года, куртки и брюки – 2,5 года.

Стоит отметить, что работодатель имеет право корректировать по своему желанию период службы спецодежды, а если он уже истек, но сотрудник уволился и не сдал ее, то в этом случае организации не наносится какой-либо ущерб – соответственно, удержание из зарплаты будет неправомерным.

  1. Сквозные профессии в экономической сфере.
  2. Здравоохранение, наука, образование, спорт.
  3. Химическое, металлургическое, транспортное производство.
  4. Целлюлозно-бумажное производство, обработка древесины.
  5. Переработка и добыча полезных ископаемых.
  6. Строительство, связь, транспорт, торговля, предоставление услуг.
  7. Рыболовство и сельское хозяйство.
  8. Производство оптического или электронного оборудования.
  9. Обеспечение безопасности, госуправление.

В некоторых отраслях обязанность по использованию спецодежды зависит от конкретного вида деятельности, но если она необходима для обеспечения безопасности работников или людей, обращающихся в организацию, то сотрудники должны ее надевать каждый раз перед началом рабочего дня или смены.

Помимо спецодежды, к средствами индивидуальной защиты относятся каски, шлемы, противогазы, защитные наушники, различные привязи, пневмокостюмы, очки, лицевые щитки, обувь, средства защиты кожных покровов и т.д. Так как спецодежда относится к средствам индивидуальной защиты, то и порядок ее выдачи регламентируется Приказом Министерства здравоохранения и соцразвития РФ от 01.06.2009 № 290н

«Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой…»

Данный Приказ гласит, что обеспечение работников СИЗ должно подкрепляться соответствующими документами:

  1. Для начала технический директор, начальник производства или инспектор по охране труда издает Положение о выдаче спецодежды, в котором отражает количество комплектов и сроки их использования. При необходимости он может уменьшить период службы СИЗ, или же отдать распоряжение об изготовлении одежды из более прочных и износостойких материалов.
  2. В Положении можно указать основания для выдачи одежды, обязанность работников по надлежащему использованию СИЗ, сроки износа, правила оформления заявок на получение спецодежды; порядок выдачи, учета и сдачи; условия списания; мероприятия по уходу.
  3. Если на предприятии есть профсоюзный комитет, то условия Положения обсуждаются с ним.

После составления Положение должно быть согласовано с другими сотрудниками предприятия: руководителем, начальником подразделения и представителем профсоюзного органа.

  1. Работник о получении СИЗ расписывается в карточке.
  2. Сама одежда маркируется датой выдачи: именно с этого времени начинается исчисление срока ее службы.
  3. Информация о выдаче спецодежды фиксируется в личной карточке учета СИЗ. Она может быть составлена как в письменном, так и в электронном виде, но в последнем случае она обязательно должна быть персонифицирована.
  1. Для правильного хранения СИЗ руководитель должен оборудовать специальное помещение.
  2. Если нарушена целостность одежды работника, задействованного на опасном производстве, то до устранения проблемы он не допускается к выполнению должностных обязанностей.
  3. Дезинфекция, химчистка и другие меры по уходу за спецодеждой обеспечиваются за счет предприятия.
  4. Если одежда пришла в негодность по причинам, не зависящим от работника, то она подлежит списанию. В акте о списании должна быть отражена следующая информация: наименование и количество, фактическая себестоимость, срок эксплуатации, дата поступления в эксплуатацию, причина списания.

    Если списание производится по причине порчи имущества, то в акте указывается пункт о взыскании материального ущерба с виновного лица.

  5. После завершения рабочего дня сотрудники не имеют права выносить СИЗ за пределы территории предприятия.
  6. Если любое из СИЗ приходит в негодность, то сотрудники должны ставить об этом в известность ответственное лицо.

Существуют отдельные случаи, когда СИЗ могут находиться за пределами организации: например, при проведении аварийно-спасательных работ или ликвидации пожаров боевая экипировка является необходимым атрибутом спасателей, а ее отсутствие трактуется как грубое нарушение техники безопасности. Данное деяние подлежит административному, а если оно повлекло жертвы или причинение вреда здоровью сотрудников – уголовному наказанию. Согласно правилам учета спецодежды, при увольнении работника она должна быть возвращена ответственному лицу, т.к.

любое из СИЗ является собственностью организации.

То же самое касается и перевода, если для новой должности наличие спецодежды не предусмотрено нормами законодательства, или же должна быть выдана иная экипировка.

  1. Приказ с указанием списка сотрудников и их должностей, в соответствии с которыми выдается та или иная спецодежда.
  2. Акты о списании одежды, пришедшей в негодность.
  3. Ведомости учета выдачи спецодежды с подписями каждого из работников.

После выдачи СИЗ материальная ответственность за них возлагается на сотрудника, за исключением случаев, когда порча или утрата произошли по независящим от него обстоятельствам.

Если же работник при увольнении решил присвоить себе спецодежду, то работодатель при расчете имеет право удержать из выплат ее рыночную стоимость, однако и в этом случае есть ограничения по размерам удержаний, установленные ст.

138 ТК РФ: В данной ситуации материальная ответственность возлагается на сотрудника на основании ст. 243 ТК РФ, и если он не сдал вовремя СИЗ, то удержания из зарплаты будут правомерными.

  1. Определить рыночную стоимость имущества, но она не должна быть ниже цены, указанной в бухгалтерских документах с учетом износа.
  2. Издать приказ об удержании стоимости из заработной платы.

В данном случае письменное согласие работника на удержание стоимости СИЗ из зарплаты не требуется, и руководитель имеет полное право принудительно произвести компенсацию вреда имуществу за счет увольняющегося сотрудника.

  1. При реализации одежды, учтенной в составе основных средств: Дт73/Кт91-1, Дт 91-2/Кт 68 субсчет «расчеты по НДС».
  2. Для отражения оплаты стоимости СИЗ сотрудником: Дт 50(70)/Кт 73.
  3. При списании первоначальной стоимости: Дт 01/Кт 01.
  4. При удержании из зарплаты – Дт70/Кт73.
  5. При списании суммы начисленной амортизации: Дт 02/Кт 01.
  6. Для отражения остаточной стоимости одежды: Дт 91-2/Кт 01.

Сотруднику был выдан комплект спецодежды стоимостью 3500 руб. на срок 24 месяца, однако через 2 месяца после получения СИЗ он написал заявление на увольнение, но наотрез отказался возвращать имущество организации. Работодатель счел нужным сделать вычет из зарплаты, выдаваемой при увольнении, и в этом случае он прав, т.к.

СИЗ является имуществом организации и для возмещения ущерба письменное согласие работника не требуется.

  1. Пособия на погребение и выплаты гражданам, задействованным в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС.
  2. Премии, выплачиваемые не из фонда заработной платы.
  3. Компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие.

Бывают ситуации, когда сотрудник пообещал вернуть СИЗ, но по каким-либо причинам этого не сделал, а расчет уже был произведен. В этом случае удержание из зарплаты за спецодежду при увольнении не представляется возможным, т.к.

все деньги у уволившегося находятся уже на руках. Здесь остается только действовать через суд, предоставив все необходимые документы: личную карточку и справку о выдаче и возврате спецодежды, где подпись виновного лица будет стоять только при получении.

  1. Не допускать вынос спецодежды за пределы территории предприятия, за исключением случаев, когда это необходимо сделать для выполнения служебных обязанностей.
  2. Поручить сотрудникам контролировать подсчет и состояние СИЗ при приеме/передаче смены, а также отражать факт отсутствия претензий в журнале приема дежурства.
  3. Следить за сроками службы СИЗ и вовремя обновлять их.
  4. Отражать выдачу и возврат спецодежды в личных карточках работников.

Такие меры позволяют быстро определить виновника в случае утраты любого из СИЗ, что облегчает работу ответственных лиц.

Стоит отметить, что существуют отдельные примеры, когда работодатель не имеет права взыскивать стоимость комплекта спецодежды с работника:

  1. Если на момент увольнения срок ее службы был окончен и она подлежит списанию: в такой ситуации рыночная стоимость спецодежды будет равна нулю, и вычитать ее из зарплаты нельзя.
  2. Если она была испорчена/утрачена не по его вине.

Если при увольнении сотрудник возвращает одежду, но, по мнению руководителя, она находится в ненадлежащем виде и непригодна для использования в дальнейшем, он также может требовать компенсацию, но для этого нужно произвести несколько действий:

  1. На основании акта издать приказ о взыскании стоимости комплекта спецодежды.
  2. Создать комиссию, которая определит степень износа и то, что спецодежда пришла в негодность из-за неправильного обращения и составит соответствующий акт.

Некоторые сотрудники после увольнения в таких случаях предпочитают обращаться в суд, считая взыскания незаконными, но если в ходе разбирательств будет установлено, что комиссия приняла верное решение и СИЗ действительно не могут использоваться в дальнейшем другими работниками, то судебный орган останется на стороне руководителя организации.

Во избежание судебных разбирательств в ходе проведения взыскания необходимо соблюдать нормы ст. 248 ТК РФ, которая также говорит и о том, что сотрудник, причинивший вред имуществу работодателя, может добровольно возместить его частично или полностью, подписав письменное обязательство с указанием сроков возмещения.

На основании ст. 240 ТК РФ работодатель имеет право отказаться от взыскания ущерба, однако, если собственник имущества компании возражает, то он может ограничить его в таком праве и обязать произвести компенсацию.

Работник при увольнении не вернул спецодежду: налоговый и бухгалтерский учет

В редакцию «Вестника» поступило письмо следующего содержания: «Предприятие приобрело спецодежду для работников стоимостью 1200 грн. за комплект (в том числе НДС — 200 грн.). Увольняясь, работник не вернул комплект спецодежды, срок использования которой не истек. Какие налоговые последствия возникают в связи с невозвратом спецодежды, выданной в рамках установленных отраслевых норм? Как в учете отражать начисление и удержание стоимости одежды из зарплаты работника?». Рассмотрим в статье ответы на заданные вопросы.

Спецодежда на предприятии

Общие положения

Согласно ст. 163 КЗоТ на работах с вредными и опасными условиями труда, а также работах, связанных с загрязнением или осуществляемых в неблагоприятных температурных условиях, работникам выдаются бесплатно по установленным нормам специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты. Похожую норму содержит ст. 8 Закона об охране труда.

Порядок обеспечения работников спецодеждой регламентируется Положением № 53. Им предусмотрено, что спецодежда выдается работникам бесплатно, является собственностью предприятия, учитывается как инвентарь и подлежит обязательному возврату при: увольнении с предприятия, переводе на том же предприятии на другую работу или другое рабочее место, изменении вида работ, внедрении новых технологий, введении новых или замене имеющихся орудий труда и в других случаях, когда использование выданной спецодежды не является необходимым, а также по истечении сроков ее использования вместо получаемой новой спецодежды.

В соответствии с п. 4.10 Положения № 53 выдача работникам и возврат ими спецодежды должны учитываться в Личной карточке учета специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, форма которой приведена в приложении 1 к этому Положению.

Налоговый и бухгалтерский учет

Согласно пп. 165.1.9 п. 165.1 ст. 165 Налогового кодекса в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога не включается, в частности, стоимость специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, которыми работодатель обеспечивает плательщика налога в соответствии с Законом об охране труда, специальной (форменной) одежды и обуви, предоставляемых работодателем во временное пользование плательщику налога, которые состоят с ним в трудовых отношениях. Порядок обеспечения, перечень и предельные сроки использования специальной (в том числе форменной) одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты устанавливаются Кабинетом Министров Украины и/или отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной (форменной) одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

Вместе с тем в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика налога включается доход, полученный им как дополнительное благо (кроме случаев, предусмотренных ст. 165 Налогового кодекса), а именно: в виде стоимости использования жилья, других объектов материального или нематериального имущества, принадлежащих работодателю, предоставленных плательщику налога в бесплатное пользование, кроме случаев, когда такое предоставление обусловлено выполнением плательщиком налога трудовой функции согласно трудовому договору (контракту) или предусмотрено нормами коллективного договора или в соответствии с законом в установленных ими рамках (пп. «а» пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 указанного Кодекса).

Следовательно, стоимость специальной (форменной) одежды и обуви, предоставляемых работодателем во временное пользование плательщику налога, состоящему с ним в трудовых отношениях с учетом требований пп. 165.1.9 п. 165.1 ст. 165 Налогового кодекса, не включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога.

Налог на прибыль

Согласно пп. 140.1.1 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса в налоговые расходы включаются расходы плательщика налога на обеспечение наемных работников специальной одеждой, обувью, специальной (форменной) одеждой, моющими и обезвреживающими средствами, средствами индивидуальной защиты, необходимыми для выполнения профессиональных обязанностей, а также продуктами специального питания по перечню, устанавливаемому Кабинетом Министров Украины, и/или отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты. Следовательно,в нашей ситуации стоимость спецодежды в пределах установленных норм включается в состав налоговых расходов.

Поскольку в налоговом и бухгалтерском учете спецодежды много общего, то рассмотрим вместе особенности их учета. Спецодежда на предприятии в зависимости от стоимости и срока службы может учитываться:

в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП). Условие — ожидаемый срок эксплуатации (использования) спецодежды — меньше года. До момента выдачи в эксплуатацию учитываются на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы». После выдачи в эксплуатацию ее стоимость списывается на расходы в зависимости от функциональных обязанностей работников. Вместе с тем до момента списания такой спецодежды следует организовать ее оперативный учет в количественном выражении. В налоговом учете списание спецодежды происходит согласно пп. «є» пп. 138.8.5 п. 138.8 ст. 138 Налогового кодекса;

в составе основных средств. Что касается бухгалтерского учета, критерий следующий: ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) спецодежды должен быть больше одного года (или операционного цикла, если он длиннее года) (п. 4 ПБУ 7). Вместе с тем предприятие самостоятельно устанавливает стоимостную границу отнесения спецодежды к малоценным необоротным материальным активам (МНМА). Такая спецодежда при приобретении учитывается на субсчете 152 «Приобретение (изготовление) основных средств», при выдаче в эксплуатацию — на субсчете 109 «Другие основные средства». В налоговом учете по налогу на прибыль пп. 14.1.138 п. 14.1. ст. 14 Налогового кодекса установлены дополнительные условия — использование спецодежды в хозяйственной деятельности и ее стоимость должна превышать 2500 грн. В состав налоговых расходов стоимость спецодежды попадает путем систематического распределения ее стоимости в размере начисленной амортизации по одному из методов, определенных пп. 145.1.5 п. 145.1 ст. 145 Налогового кодекса.

в составе МНМА. Критерии в бухгалтерском учете: ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) спецодежды — больше одного года (или операционного цикла, если он длиннее года), однако ее стоимость должна быть в пределах установленных стоимостных признаков для МНМА (в большинстве случаев — до 2500 грн.). В налоговом учете в отличие от бухгалтерского стоимостная граница отнесения спецодежды к составу МНМА установлена на законодательном уровне — до 2500 грн.

Приобретенная спецодежда учитывается на субсчете 153 «Приобретение (изготовление) других необоротных материальных активов». При передаче в эксплуатацию — на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы».

Особенности начисления амортизации в бухгалтерском учете определяет п. 27 ПБУ 7, в налоговом — пп. 145.1.6 п. 145.1 ст. 145 Налогового кодекса.

В нашем случае спецодежда, скорее всего, учитывается в составе МБП или МНМА в зависимости от срока ее использования. Если меньше года — МБП, больше года — МНМА. Учитывая это, далее рассмотрим случаи, когда спецодежда учитывается как МБП или МНМА.

Невозврат спецодежды при увольнении

Как отмечалось выше, спецодежда является собственностью предприятия, а работник ею только пользуется. Вместе с тем при увольнении работник обязан вернуть ее предприятию.

Согласно части первой ст. 133 КЗоТ работники несут ограниченную материальную ответственность (в размере причиненного по их вине вреда, но не больше своего среднего месячного заработка) за повреждение или уничтожение по небрежности выданной в пользование спецодежды.

Кроме того, частью пятой ст. 134 этого Кодекса предусмотрено, что работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию, когда ущерб причинен нехваткой, умышленным уничтожением или умышленным повреждением спецодежды.

Следовательно, если работник при увольнении не возвращает предприятию спецодежду, следует прежде всего выяснить причину невозврата. Такую причину может устанавливать специально назначенная руководителем предприятия комиссия. Вместе с тем работник может предоставить свое объяснение такого невозврата.

Однако в любом случае необходимо установить размер нанесенного работником ущерба вследствие невозврата спецодежды.

Размер причиненного ущерба определяется путем проведения независимой оценки в соответствии с национальными стандартами оценки (п. 2 Порядка № 116).

Независимая оценка проводится профессиональным оценщиком (физическим лицом), имеющим соответствующий сертификат, или юридическим лицом, в составе которого работает хотя бы один оценщик и которые получили сертификат субъекта оценочной деятельности. Для того чтобы провести оценку вреда, между предприятием и оценщиком заключается договор, по которому проводится оценка и составляется Отчет об оценке имущества и который должен содержать оцененную сумму ущерба.

Следовательно, размер причиненного ущербаэто сумма, определенная оценщиком в Отчете об оценке имущества.

Проведение оценки — платное, оно осуществляется за счет денежных средств предприятия без дальнейшего их возмещения работником.

После определения причиненного работником ущерба предприятие может:

  • взыскать стоимость ущерба с работника;
  • простить задолженность работника в размере стоимости причиненного ущерба.

Рассмотрим каждый из возможных вариантов.

Взыскание стоимости ущерба с работника

Порядок взыскания ущерба определяет ст. 136 КЗоТ, в соответствии с которой покрытие ущерба работниками в размере, не превышающем средний месячный заработок, осуществляется по распоряжению собственника или уполномоченного им органа путем отчисления с заработной платы работника. Распоряжение разрабатывается не позднее двух недель со дня выявления причиненного работником ущерба и выполняется не раньше семи дней со дня уведомления об этом работника. Если работник не согласен с отчислением или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством. То есть спор рассматривается комиссией по трудовым спорам или судом (статьи 221 — 241 1 этого Кодекса). Срок обращения работника в комиссию по трудовым спорам или непосредственно в суд — три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права (статьи 225 и 233 указанного Кодекса).

Если размер вреда превышает средний месячный заработок работника, покрытие такого вреда осуществляется путем подачи собственником или уполномоченным им органом иска в суд. Срок подачи предприятием иска в суд — один год со дня выявления причиненного работником ущерба.

Отметим, что покрыть нанесенный предприятием ущерб — это обязанность работника. Вместе с тем взыскание ущерба — право, а не обязанность предприятия. То есть предприятие может простить работнику задолженность по возмещению ущерба. Документально оформить операцию можно, например, распоряжением руководителя предприятия. С таким распоряжением работника следует ознакомить под роспись.

В момент принятия решения о взыскании ущерба в бухгалтерском учете делают бухгалтерскую запись Дт 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» Кт 716 «Возмещение ранее списанных активов». Одновременно списывают задолженность на сумму возмещения ущерба с забалансового субсчета 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей». Взыскание причиненного ущерба может проводиться:

  • путем отчисления из зарплаты работника: Дт 661 «Расчеты по заработной плате» Кт 375;
  • путем внесения работником в кассу предприятия денежных средств в размере причиненного вреда: Дт 301«Наличные в национальной валюте»Кт 375.

Что касается налогового учета по налогу на прибыль, то доходы, полученные в сумме причиненного ущерба, относятся к доходу плательщика налога, но при условии, что они были отнесены плательщиком к составу расходов (пп. 136.1.5 п. 136.1 ст. 136 Налогового кодекса). То есть если при списании спецодежда имела недоамортизированную остаточную стоимость (не отнесенную к составу расходов), на эту сумму следует уменьшить размер взысканного ущерба и результат исчисления включить в доходы плательщика налога.

Например, если остаточная стоимость спецодежды на момент списания составляла 500 грн., а сумма нанесенного ущерба, взыскиваемого с работника, — 800 грн., то в доход следует включить 300 грн. (800 грн. — 500 грн.).

Налоговые последствия невозврата спецодежды

МБП. Спецодежда в виде МБП списывается на расходы при передаче ее в эксплуатацию. При невозврате такой спецодежды ранее отраженные расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете относительно налога на прибыль не корректируются.

Что касается НДС, то при невозврате предприятию его работником спецодежды следует учесть следующее. Согласно п. 198.3 ст. 198 Налогового кодекса налоговый кредит состоит из сумм НДС, начисленных плательщиком налога по ставке, установленной п. 193.1 ст. 193 этого Кодекса в связи с приобретением товаров/услуг в целях их дальнейшего использования в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности такого плательщика.

В случае если такие товары прекращают использовать в хозяйственной деятельности, плательщик обязан начислить налоговые обязательства исходя из базы налогообложения, определенной в соответствии с п. 189.1 ст. 189 Налогового кодекса.

Также нужно списать спецодежду в виде МБП в аналитическом учете. Об этом делается соответствующая отметка в Личной карточке учета спецодежды и/или в других документах по учету спецодежды.

МНМА. В бухгалтерском учете списание спецодежды в виде МНМА отражается следующими бухгалтерскими записями:

  • Дт 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 112 — на остаточную стоимость;
  • Дт 132 «Износ других необоротных материальных активов» Кт 112 — на сумму начисленной амортизации;
  • Дт 947 Кт 641 «Расчеты по налогам» — на сумму налогового обязательства по НДС, начисленного на остаточную стоимость спецодежды согласно пп. «г» п. 198.5 ст. 198 Налогового кодекса. Однако если амортизация начислялась по методу «100% в первом месяце использования» (износ начислен в полной сумме при передаче спецодежды в эксплуатацию), остаточной стоимости не будет. В таком случае делают только другую запись: Дт 132 Кт 112 на всю стоимость спецодежды.

Отметим, что на остаточную стоимость спецодежды начисляется налоговое обязательство по НДС при условии, что предприятие является плательщиком НДС и если приприобретении спецодежды суммы НДС относились к налоговому кредиту (пп. «г» п. 198.5 ст. 198 Налогового кодекса).

Поскольку списанная спецодежда уже не используется в хозяйственной деятельности предприятия, оснований продолжать начислять на нее амортизацию в налоговом учете по налогу на прибыль нет. Вместе с тем нет оснований корректировать расходы на сумму ранее начисленной амортизации.

В момент списания спецодежды на забалансовом субсчете 072 отражается задолженность на сумму возмещения ущерба.

Прощение задолженности работника в размере стоимости невозвращенной спецодежды

В момент принятия решения о прощении ущерба в бухгалтерском учете ранее отраженную задолженность списывают с субсчета 072.

Что касается НДФЛ, то в случае если работник, прекращающий трудовые отношения с работодателем, не возвращает ему специальную (в том числе форменную) одежду, специальную обувь, предельный срок использования которых не наступил, то стоимость такого имущества включается в состав месячного налогооблагаемого дохода такого работника как дополнительное благо и подлежит налогообложению на общих основаниях и отражается в налоговом расчете по форме № 1ДФ по признаку дохода «126».

При этом если дополнительные блага предоставляются в неденежной форме, сумма налога исчисляется по правилам, определенным п. 164.5 ст. 164 этого Кодекса (с применением повышенного коэффициента).

Например, если стоимость невозвращенной спецодежды — 800 грн., то база налогообложения с применением повышенного коэффициента составляет 941,18 грн. (800 × 100 : (100 — 15)). Сумма удержанного НДФЛ — 141,18 грн. (941,18 × 15% или 941,18 грн. — 800 грн.).

Что касается ЕСВ, то стоимость спецодежды, которая остается в личном постоянном пользовании работника на момент проведения с ним окончательного расчета, включается в фонд заработной платы согласно Инструкции № 5. Поэтому удержание и начисление ЕСВ происходит в общем порядке. Отметим, что в целях определения базы обложения НДФЛ она не уменьшается на сумму удержанного ЕСВ, как это предусмотрено для доходов в форме заработной платы в соответствии с п. 164.6 ст. 164 Налогового кодекса. Ведь, как уже отмечалось, с позиции Налогового кодекса такая выплата относится к дополнительному благу, а не к заработной плате.