Меню Закрыть

Индивидуальные сведения сроки хранения

Кто не идёт вперед, тот идёт назад

вторник, 9 марта 2010 г.

Установлены новые сроки хранения для данных персонифицированного учета – сравните и почувствуйте разницу!

Министерство здравоохранения и социального развития РФ утвердило приказом от 14 декабря 2009 г. № 987н новую инструкцию «О порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах». Она будет применяться «с даты признания утратившим силу Постановления Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318 «О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования» (п.2 приказа).

В данном случае, интересно было узнать, как планируется использовать электронные документы при ведении индивидуального (персонифицированного) учета, какие сроки хранения установлены для этих документов, — а также посмотреть, что изменилось у государственных органов в подходах к данным вопросам за двенадцать лет.

Уже начало документа порадовало – в определении «индивидуального лицевого счета застрахованного лица» указано, что это документ, «хранящийся в форме записи на машинных носителях информации». Чуть ли не впервые в российских нормативных документах признано, что запись в базе данных является документом, со всеми вытекающими из этого последствиями.
«Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н)

2. Понятия, используемые в настоящей Инструкции, означают следующее:

г) «индивидуальный лицевой счет застрахованного лица» — документ , хранящийся в форме записи на машинных носителях информации, допускающей обработку с помощью средств вычислительной техники в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации, содержащий предусмотренные настоящей Инструкцией сведения о застрахованном лице, включенные в информационные ресурсы Пенсионного фонда Российской Федерации; Для сравнения, приведу цитату из соответствующего документа 1997 года:
«Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318)

2. Понятия, используемые в настоящей Инструкции, означают следующее:
«лицевой счет» — индивидуальный лицевой счет застрахованного лица, хранящийся в форме записи на машинных носителях информации, которую возможно обработать с помощью средств вычислительной техники в органах Пенсионного фонда Российской Федерации, содержащий предусмотренные настоящей Инструкцией сведения о застрахованном лице, включенные в информационные ресурсы Пенсионного фонда Российской Федерации; В отношении требований к обеспечению сохранности документов страхователями изменений не произошло – они обязаны хранить документы «в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности». Тем самым ещё раз подтверждена позиция государства о том, что ответственность за обеспечения сохранности сведений персонифицированного учета оно берет на себя.
«Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н)

47. Копии сведений, представляемых страхователями в территориальный орган фонда для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей, в том числе у физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

Для сравнения: «Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318)

42. Копии сведений о страховом стаже, заработной плате (доходе), начисленных и уплаченных страховых взносах застрахованных лиц, представленных в территориальный орган страхователем, хранятся у страхователя в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности. Предусмотрено, что предоставление сведений в Пенсионный фонд возможно как в письменной, т.е. бумажной форме, так и в электронной форме (п.57 Инструкции Минздвавсоцразвития). Это повторение пункта 53 Инструкции 1997 года. Однако в отношении сдачи данных в электронной форме произошли существенные изменения:
«Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318)

54. Индивидуальные сведения о застрахованных лицах, предусмотренные настоящей Инструкцией, могут представляться в электронной форме при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В этом случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом совместно с конкретными страхователями и оформляется соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота. До настоящего времени сдача отчетности в электронной форме осуществлялась на основе соглашения сторон, т.е. работодатель имел возможность самостоятельно решить, будет ли он сдавать отчетность в электронном виде, или принесет все данные на бумаге. Однако, с вступлением в силу положений закона Федерального закона от 24 июля 2009 года № 213-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (подпункт б) пункта 3 статьи 12), при сдаче отчетности о 50 и более застрахованных лицах сдавать её придется только в электронном виде. Эти положения вступают в силу с 1 января 2011 года.

Правда, в Инструкции предусмотрительно уточняется, что под электронной формой в данном случае понимается сдача документов «на магнитных носителях или по каналам связи». Правила предоставления отчетности будут теперь регулироваться не соглашениями об обмене электронными документами, а нормативными документами Пенсионного фонда.
Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н)

58. Индивидуальные сведения, предусмотренные настоящей Инструкцией, могут представляться в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В этом случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1 «Об электронной цифровой подписи».

С 1 января 2011 г. страхователь при представлении индивидуальных сведений о 50 и более работающих у него застрахованных лицах (включая заключивших соглашения гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период представляет их в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1 «Об электронной цифровой подписи». Форма представления индивидуальных сведений в электронной форме определяется Пенсионным фондом Российской Федерации. Ну, а теперь о самом интересном: о сроках хранения документов, от которых зависит, какая пенсия будет назначена гражданину при достижении им пенсионного возраста. Здесь, по сравнению с Инструкцией 1997 года, произошли существенные изменения, и срок хранения этих документов фактически значительно увеличен.
Было: «Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318)

55. Документы, содержащие сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, представленные страхователями и застрахованными лицами для целей персонифицированного учета в письменной форме, а также документы в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, хранятся в органах Пенсионного фонда Российской Федерации не менее 6 лет с даты отражения сведений, содержащихся в указанных документах, в лицевом счете застрахованного лица.

Документы, содержащие иные сведения, полученные от страхователей и застрахованных лиц для целей персонифицированного учета в указанных формах, хранятся в органах Пенсионного фонда Российской Федерации не менее 3 лет.

56. Уничтожение документов персонифицированного учета, содержащих сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, по истечении срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему выписки из лицевого счета.

Порядок ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете, хранения и уничтожения документов персонифицированного учета определяется Пенсионным фондом Российской Федерации.

Стало: «Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н)

59. Документы, содержащие сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, представленные страхователями и застрахованными лицами для целей индивидуального (персонифицированного) учета в письменной форме, а также документы в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1 «Об электронной цифровой подписи», хранятся в территориальных органах фонда не менее 6 лет с даты назначения трудовой пенсии застрахованному лицу.

60. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, по истечении срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений. Как видим, теперь документы персонифицированного учета Пенсионный фонд обязан хранить до назначения застрахованному лицу пенсии, и ещё шесть лет после этого. Кроме того, фонду придется позаботиться о том, чтобы тщательно задокументировать факт «ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете», поскольку только после этого действа он имеет право уничтожить документы!

Учитывая, что речь идет не только о документах на бумажных носителях, но и об электронных документах, подписанных ЭЦП, Пенсионному фонду придется придумать и реализовать процедуры, которые позволят обеспечить сохранность электронных документов и возможность перепроверки ЭЦП на протяжении всего срока хранения. По моим оценкам, этот срок может превысить 30-40 лет.

Стоит также отметить, что в ст. 477 действующего «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. руководителем Росархива 6 октября 2000 г.) и в ст. 898 проекта перечня «Типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» установлены единые сроки хранения для всех документов персонифицированного учета во всех организациях – 5 лет, в следующей формулировке:
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. руководителем Росархива 6 октября 2000 г.)

Ст.477 Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников — 5 лет Как видим, если для страхователей данный пункт Перечня приводит верные данные о сроках хранения, то для Пенсионного фонда указанные в Перечне сроки хранения неверны (причем не только для вновь установленных сроков хранения, но и для тех, что были установлены в 1997 году, и действуют до сих пор).

Индивидуальные сведения можно хранить электронно

Статьи по теме

В компании больше 50 сотрудников, поэтому персонифицированную отчетность она подает через интернет. Надо ли хранить копии сведений, переданных в ПФР?

Да, надо, отвечает Иван Иванович Кучмий, начальник департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц ПФР. Этого требует пункт 3 статьи 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Причем, компания вправе сама определить, как хранить индивидуальные сведения, на бумаге или электронно, Специальных требований нет. Но сведения, поданные через интернет, можно хранить только в компьютере, а на бумаге не обязательно. Срок хранения для таких документов не менее 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558). А закон о бухучете требует хранить документы в соответствии с правилами архивного дела (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

Персонифицированный учет: жизнь документа

Святая святых каждой организации – это не кабинет генерального директора, а архивные фонды, в которых среди прочих хранятся документы, необходимые для начисления пенсий.

Важность правильного хранения документов персонифицированного учета очевидна для руководства, но на деле появляется ряд проблемных ситуаций, которые возникают вследствие несоблюдения сроков хранения документов.

С 2002 года в деятельности больших и малых организаций добавилась трудоемкая работа, связанная с подготовкой целого массива персональной информации, и причиной тому стала проводимая в нашей стране пенсионная реформа.

Перед руководителями компаний возникла новая задача: как эффективно организовать работу уникального в своем роде архива документов индивидуального (персонифицированного) учета, которые являются основным носителем данных для обеспечения пенсионных прав граждан.

Документы персонифицированного учета являются столь же важной частью документального фонда организации, как, например, и документы бухгалтерской отчетности. В российской практике нередки случаи возбуждения судебных дел на основании исков бывших сотрудников предприятий, которые по причине халатного отношения компаний к вопросам хранения документов не смогли получить доступ к сведениям социальной значимости.

Буквы закона

Для эффективной работы системы персонифицированного учета (в том числе в архиве организации) в первую очередь необходимо вооружиться следующими законами:

Важно: обратите внимание на изменения, внесенные в законодательство об индивидуальном (персонифицированном) учете с 1 января 2012 г., которые затронули отдельные положения принятых ранее федеральных законов и приказа Министерства финансов, касающегося бюджетной классификации РФ.

Технологическая основа

Пенсионная реформа, которая в этом году отпразднует 10-летний мини-юбилей, основана на модели, организованной по страховому принципу. Это значит, что в отличие от старой системы обеспечения пенсионных прав граждан начисление пенсии определяется не только стажем работы, но и размером заработной платы и пенсионных взносов.

В качестве технологической базы настоящей пенсионной системы выступает обслуживание индивидуального лицевого счета, включающего персональные данные, которые служат основой для будущих начислений пенсии.

Страхователи (юридические лица) играют роль поставщиков информации о застрахованном лице (работнике) в архивы территориальных органов Пенсионного фонда РФ. Полученные сведения с заданной законом периодичностью аккумулируются на лицевом счете застрахованного лица (сотрудника организации).

Важно помнить о том, что взаимодействие в отношении пенсионных прав осуществляется не только по линии страхователь – Пенсионный фонд, но и страхователь – застрахованное лицо: компания обязана бесплатно предоставить каждому сотруднику копию сведений, направляемых в социальные органы (ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем или ведете частную практику (адвокат, нотариус, частный детектив и др.), то законом предусмотрена прямая схема внесения страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы, не сталкиваются с таким колоссальным объемом информации, необходимой для обеспечения пенсионных прав, как юридические лица. Однако это не освобождает их от незнания основных правил ведения документации персонифицированного учета, включая сроки хранения документов.

Путь документов

Итак, первоначальным источником информации, которая впоследствии вносится в базу данных, необходимую для составления отчетности по персонифицированному учету, является сотрудник. Образно говоря, с него сканируется персональная информация (см. закон «О персональных данных»), которая заносится в личную карточку работника.

Срок хранения этого документа, данные которого учитываются при формировании отчетных форм для ПФР, составляет 75 лет. Этот документ может понадобиться в том случае, если информация о работнике, включая его трудовой стаж, по каким-то причинам была утеряна из электронных баз данных организации или Пенсионного фонда.

Вторая группа документов, имеющая отношение к персонифицированному учету, это расчетные и платежные ведомости по заработной плате, а также лицевой счет сотрудника. Они необходимы в ситуации, когда требуется подтвердить размер и сроки выплаты денежных средств работнику организации. Несмотря на то что ведомости и лицевой счет являются видами бухгалтерских документов, типовым перечнем установлены сроки хранения 75 лет, как и для дел по личному составу.

Все эти документы живут в непосредственной связи с документами персонифицированного учета, однако непосредственные формы отчетности организации перед ПФР являются отдельным документальным потоком.

В сроки, установленные законодательством РФ, организация (или физические лица, уплачивающие страховые взносы самостоятельно), обязаны предоставить документы персонифицированного учета в территориальные органы Пенсионного фонда (на ежеквартальной основе, но не позднее 20 дней по окончании квартала, см. Федеральный закон от 24.07.2009 №212-ФЗ). Важно отметить, что это могут быть сведения, представленные как в бумажном, так и электронном виде по каналам связи. Если в вашей компании работает более 50 человек, то закон не оставляет вам выбора: документы персонифицированного учета должны быть представлены в электронной форме. При этом страхователям с численностью меньше 50 человек не запрещается подавать расчеты в электронном виде (ч. 10 ст. 15 закона №212-ФЗ).

Независимо от того, в каком формате были поданы документы, закон предусматривает единые сроки их хранения. Срок хранения документов органами Пенсионного фонда зависит от того вида данных, которые в них записаны. Документы, содержащие информацию о страховых взносах и страховом стаже, остаются на хранении не менее 6 лет с момента назначения пенсии. Срок хранения для всех остальных документов составляет не менее 3 лет (см. Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах № 987н).

Интересная ситуация может возникнуть в случае уничтожения документов персонифицированного учета после окончания сроков их хранения. Через 3-6 лет возникает необходимость уничтожения документов, которая, согласно закону, может быть проведена только после ознакомления застрахованного лица с информацией, содержащейся в его лицевом счете, и вручения ему указанных сведений.

Весь этот поток документов, который генерируется в компании и поступает в Пенсионный фонд, в итоге аккумулируется на лицевом счете, который имеет статус документа (не просто информации), на основании которого принимаются правовые решения в отношении пенсионных прав граждан.

Потенциальная проблема с хранением данных на лицевом счете застрахованного лица связана с возможностью вносить дополнительные изменения, что может поставить под сомнение подлинность некоторых сведений. Даже если неверной окажется одна запись, то вся информация, хранящаяся на лицевом счету сотрудника, может оказаться недействительной. Поэтому в данной ситуации остро встает вопрос о недопущении несанкционарованного доступа к базам данных. Срок хранения информации на индивидуальном лицевом счете не ограничен фиксированным промежутком времени. Он хранится в течение всей жизни застрахованного лица (см. ст. 6 Федеральный закон № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»), а после смерти на протяжении срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.

Хранение индивидуальных сведений для пенсионного фонда

Вопрос-ответ по теме

Индивидуальные сведения в пенсионный фонд нужно хранить на бумажных носителях или можно в электронном виде?С уважением Светлана МАОУ СОШ 1

Воспользуйтесь сервисами Системы Госфинансы:

Бюджетная классификация: КОСГУ от А до Я

Узнайте верный КБК

Учетная политика для госсектора

Основные средства: ОКОФ и амортизационные группы

сообщаем следующее: Можно, если электронные регистры составлены с использованием электронной подписи.

Начиная с отчетности за I квартал 2014 года сведения персонифицированного учета надо подавать в Пенсионный фонд РФ в составе расчета РСВ–1 ПФР. Для этого в форме предусмотрен специальный раздел 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица».

Сведения о пачках документов персонифицированного учета отражаются в подразделе 2.5 Расчета формы РСВ-1 ПФР.

Таким образом, учреждение вправе самостоятельно определить в каком виде будут храниться индивидуальные сведения. Если расчет РСВ–1 ПФР составлен с использованием электронной подписи, распечатывать его не обязательно.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должна храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

  • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
  • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
  • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП».

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»

Срок хранения согласно перечню,

утвержденному приказом № 558

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности

В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор

Договоры и дополнительные соглашения к ним

В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)

Доверенности на получение денег и ТМЦ

Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75

Реестр сведений о доходах физлиц

Не менее 75 лет

Трудовые договоры и личные карточки работников

В течение 75 лет

Табели, журналы учета рабочего времени

Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

Сведения о доходах физлиц

Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность

Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов

Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.

Карточки учета основных средств

Не менее 5 лет после ликвидации объекта

Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли

Отчетность в ФСС

Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет

Отчетность в Пенсионный фонд

Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет

Индивидуальные сведения в ПФР на работников

Не менее 75 лет

Отчетность в статистику:
– годовая;
– полугодовая и квартальная;
– единовременная;
– месячная

Постоянно*.
5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*.
Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности

Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в материале «Ст. 252 НК РФ (2017): вопросы и ответы» .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2017 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2031 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2017 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2021 года.

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).